Auditoria nas principais contas da empresa

A auditoria consiste em analisar os documentos contábeis de uma organização seja ela com fins lucrativos ou não garantindo a veracidade das informações registradas, serve também para conferir se as normas e procedimentos internos e determinadas em leis estão sendo cumpridos na íntegra. 

A auditoria quando aplicada periodicamente evita fraudes, mitiga riscos e evita prejuízos, pois mantém as pessoas sempre alertas e mais atentas no desenvolvimento de suas atribuições e responsabilidades, o trabalho pode ser realizado uma vez ao ano ou de acordo com  a necessidade.

A empresa precisa definir de que forma e por quem será realizada a auditoria, se por profissionais interno, externo ou mesmo misto, o mais recomendável é que esse processo seja realizado de forma mista, sendo, uma auditoria interna e a outra externa no mínimo uma vez ao ano cada.

Para realizar o processo de auditoria de forma legal é preciso que o profissional auditor seja capacitado e com formação em contabilidade, porém nada impede que o próprio gestor faça auditorias periódicas na empresa, mesmo de forma informal, o importante é mostrar que existe controle.

Caso o auditor seja terceirizado é interessante substitui-lo periodicamente a cada quatro ou cinco anos para que não haja vícios e influências internas.

Em empresa de pequeno porte onde não há estrutura e recursos para manter um contador o próprio empresário pode eleger as principais contas contábeis para fazer o trabalho, como por exemplo: caixa, estoque, bancos, máquinas, equipamentos e utensílios, veículos, contas a pagar e a receber, crédito, linhas de financiamentos, conferência das obrigações trabalhistas entre outras.

O patrimônio empresarial deve ser observado e cuidado bem de perto, aqui vale a máxima que "O olho do dono é que engorda o gado". O patrimônio abrange os ativos da organização. Este controle é feito também do ponto de vista legal, devido as ações obrigatórias previstas em leis de responsabilidades, procedimentos, conformidades e outras normas existentes na legislação. Os ativos por serem muito voláteis precisam de cuidados especiais como: verificar as ocorrências de depreciações, se os mesmos estão em boas condições de uso e se realmente encontram-se disponíveis dentro da empresa conforme registrado. 

Para que os pequenos empresários possam controlar de forma objetiva e segura os seus bens e direitos sem a necessidade de contratar profissionais especializados, é possível elaborar relatórios contendo os bens da empresa com nome do usuário, valor de aquisição, valor da depreciação, valor atual de mercado e conferi-los ao menos uma vez ao ano.

Neste processo não podemos negligenciar os contratos cujo a finalidade é garantir que as condições acordadas entre as partes sejam cumpridas à risca, no momento em que uma das partes fica insatisfeita e decide valer de seus direitos judicialmente, é que se descobrem falhas e cláusulas mal elaboradas.

Para mitigar riscos é preciso revisar todos os contratos com terceiros, inclusive com instituições financeiras a fim de detectar falhas, clausulas abusivas e reduzir custos operacionais e financeiros. Essa revisão poderá ser realizada em parceria com uma assessoria jurídica.  

“Quando a organização implanta a cultura de auditar periodicamente seus bens e direitos ela acaba mitigando riscos de fraudes, reduz custos e gera mais receita." Marcelo Garcia

Fonte: Marcelo Garcia