"Excelência em gestão"

Empresa especializada em treinamentos corporativos, reestruturação organizacional de micros, pequenas e médias empresas nas áreas financeira, administrativa e de recursos humanos.


quarta-feira, 8 de novembro de 2017

Auditoria
A auditoria consiste em analisar os documentos contábeis de uma organização seja ela com fins lucrativos ou não garantindo a veracidade das informações registradas e também para examinar se as normas e procedimentos internos estão sendo cumpridos na íntegra. 

Quando aplicada periodicamente a auditoria reduz a incidência de ações fraudulentas, mitiga riscos e evita prejuízos, pois mantém as pessoas sempre alertas e mais atentas no desenvolvimento de suas responsabilidades. O processo pode ser realizado por profissionais interno, externo ou mesmo misto, o mais recomendável é que o seja conduzido de forma mista, sendo, uma auditoria interna e a outra externa no mínimo uma vez ao ano ou sempre que houver necessidade.  

“A auditoria é um controle administrativo cuja função é medir e avaliar a eficiência dos outros controles” Cordeiro

Para realizar a auditoria de forma legal é preciso que o profissional seja capacitado, possua formação em contabilidade e registro nos órgãos competentes, porém nada impede que o próprio gestor ou dono do negócio realize auditorias periódicas, mesmo que seja de maneira informal, o importante é mostrar que existe controle, que alguém está olhando, Neste caso basta eleger as principais contas contábeis como: caixa, bancos, aplicações, contas a receber, créditos concedidos, estoque, máquinas, equipamentos, utensílios, veículos, contas a pagar, linhas de financiamentos, taxas e juros negociados, descontos, abatimentos, conferência das obrigações trabalhistas e demais conformidades legais, após escolher as contas é só realizar o exame.

Caso o auditor seja terceirizado é recomendável substitui-lo a cada quatro ou cinco anos para que não haja vícios e influências internas.

Os ativos  tangíveis por serem muito voláteis precisam de cuidados especiais  tais como: verificar as ocorrências de depreciações e se os mesmos estão em boas condições de uso, também é preciso conferir se encontram disponíveis dentro da empresa conforme o registro contábil.   

No processo de auditoria não pode ser negligenciado os contratos com parceiros comerciais cujo a finalidade é garantir que as condições acordadas entre as partes sejam cumpridas à risca, no momento em que uma das partes fica insatisfeita e decide valer de seus direitos judicialmente é que se descobrem falhas e cláusulas mal elaboradas.

Em relação aos contratos, é preciso revisar todos firmados com terceiros, inclusive instituições financeiras a fim de detectar falhas, cláusulas abusivas e reduzir os custos operacionais. A revisão deve ser feita em parceria com uma assessoria jurídica para que os aspectos legais sejam observados. Se for apontado algo que possa prejudicar a empresa , faça novas negociações e os ajustes necessários o quanto antes.

Quando a empresa possui a cultura de realizar auditorias periodicamente acaba mitigando riscos com desvios, fraudes e também reduz os custos operacionais, proporcionando aumento na receita e consequentemente maior lucratividade, tornando-a mais competitiva no mercado.

O patrimônio empresarial e familiar deve ser observado e cuidado bem de perto, aqui vale a máxima que "O olho do dono é que engorda o gado".  

Marcelo Garcia

Especialista em gestão de crédito 

terça-feira, 7 de novembro de 2017

Planejamento financeiro pessoal
O mês nem bem começou e seu dinheiro já acabou? A dica para você se livrar das dívidas e voltar a ter dinheiro no bolso o mês inteiro é elaborar um bom planejamento financeiro anotando diariamente tudo que é gasto por menor que seja a despesa, criar este hábito ajuda a ter mais controle, disciplina e visão geral para aonde o seu dinheiro está indo.  
Para conhecer a realidade é preciso diferenciar a situação econômica da financeira. A econômica tem a ver com os bens patrimoniais, em contrapartida a situação financeira está relacionada com o que  você ganha e gasta, receitas e despesas, é composto pelo orçamento mensal. Ter um boa situação econômica nem sempre quer dizer ter uma boa situação financeira.
Após esta análise é hora de montar o seu fluxo de caixa de forma simples e objetiva, basta anotar o valor da receita, ou seja, tudo que você receberá durante o mês e em contrapartida relacionar todas as despesas. Exemplo: se o seu caso for de um profissional assalariado em regime CLT, com remuneração fixa mensal, como a maioria dos brasileiros, soma o valor do seu salário líquido e diminui todas as despesas que terá durante o mês, a diferença do saldo pode ser positiva quando sobra dinheiro ou negativa quando falta. No caso de sobra o ideal é guardar na poupança, apesar do baixo rendimento ainda é uma aplicação segura e de fácil liquidez, caso falte dinheiro é prudente reunir a família para repensar e refazer as despesas mensais e ver o que pode ser cortado, com certeza terá algo que poderá ser eliminado e que não lhe fará falta, são os chamados gastos supérfluos, desnecessários, muitas vezes consumidos no calor da emoção ou por impulso. Lembre-se o apoio da família neste momento é fundamental para organizar as finanças.
Como são numerosas as coisas sem as quais posso passar" Sócrates
Para ter uma situação financeira estável é preciso muita disciplina e compor uma reserva pensando no futuro, quem sabe até para uma aposentadoria tranquila. Também é preciso pensar nos imprevistos que podem acontecer como perda inesperada do emprego ou problemas de saúde, afinal todos estamos sujeitos. Parte da reserva servirá para cobrir os gastos adicionais do início do ano onde as despesas costumam ser mais altas já que temos compromissos com pagamento de impostos, matriculas, material escolar, presentes, roupas, festas e viagens. 
Sabemos que é muito difícil poupar, nossa cultura não tem por hábito guardar dinheiro para o futuro, pois vivemos em um país extremamente consumista e imediatista influenciados pela mídia de massa. Infelizmente uma realidade.
Um método simples de forçar o orçamento e que ajuda a poupar é separar em média 15% do ganho líquido logo após o recebimento do salário, aliás no dia do recebimento, como se fosse um compromisso, uma dívida onde o principal credor é você mesmo.
Também é interessante elaborar uma planilha discriminando todas as suas despesas separadas por grupo de gasto. Separe e relacione as despesas com moradia, alimentação, saúde, veículo, transportes, educação, impostos, cuidados pessoais, lazer, vestuário e diversos, esse controle vai demonstrar como seu dinheiro está sendo gasto, assim fica fácil visualizar onde a despesa é maior ou menor.
Para aqueles que pretendem organizar as finanças e ter uma qualidade de vida melhor é fundamental montar um controle diário de todos os gastos, anotando em um papel de bolso ou agenda tudo que é gasto, inclusive as menores despesas como um cafezinho no boteco, a princípio parece uma tarefa árdua mais com o tempo passa ser tão normal que você nem vai perceber, o primeiro mês é o mais complicado pois não estamos acostumados a controlar nossos gastos, policiar nossas despesas, no segundo começamos a acostumar com a ideia a partir do terceiro vira um hábito até prazeroso.
“A repetição leva a perfeição”
Com os dados em mãos e após fazermos uma análise detalhada de todos os gastos vem a surpresa, o valor com objetos supérfluos e principalmente em pequenas coisas desnecessárias são muito maiores que pensávamos.
Saber economizar é o primeiro passo para conquistar a tão sonhada “liberdade financeira", isso não quer dizer que não podemos gastar com o que nos faz bem, temos sim este direito e devemos, pois, sem algumas extravagâncias de vez em quando podemos até perder a motivação do trabalho. Podemos gastar, porém com parcimônia.
A partir do momento em que você coloca as finanças em dia, ou seja, começa a planejar os gastos de acordo com os ganhos, é possível poupar e gastar de maneira saudável proporcionando uma  melhor qualidade de vida a você e sua família. 
Em determinados momentos, desde que com planejamento, podemos nos dar ao luxo de fazer algo que nos traga prazer, como almoçar em um bom restaurante, comprar um perfume de qualidade, proporcionar uma viagem de lazer com a família, trocar de carro, comprar um presente para alguém especial que amamos e muito mais, nada disso é errado ou pecado, apenas temos que ter cuidado, analisar sempre o fluxo de caixa que neste caso irá funcionar como se fosse uma "bola de cristal". Ao consultarmos nossa planilha de receitas e despesas teremos a resposta se podemos ou não fazer tal extravagância ou então quando poderemos realiza-las.
A princípio poupar 15% da receita líquida parece impossível, mais a partir do momento em que temos um controle de tudo que gastamos o grau de dificuldade diminui, se aliado a um planejamento orçamentário familiar podemos então pensar tranquilamente em fazer o famoso “pé de meia” ou "encher o colchão" como falavam os antigos. Poupar para o futuro é garantia de liberdade, segurança e estabilidade no presente.
Marcelo Garcia
Especialista e gestão de crédito e riscos 


Obs. Caros leitores, se quiserem receber uma planilha de orçamento pessoal, faça uma solicitação pelo e-mail mar_230@yahoo.com.br que enviarei sem custo. 

quinta-feira, 26 de outubro de 2017

O cartão de crédito como aliado nas finanças pessoais
O endividamento das famílias brasileira tem crescido nos últimos anos, segundo pesquisa divulgada pela CNC em agosto de 2017 o percentual de famílias endividadas atingiu 58,4%, maior índice dos últimos 07 anos, a maior parte desta dívida está relacionada ao uso do cartão de crédito, modalidade apontada comum dos principais tipos de dívidas por 76,4% das famílias endividadas, seguida pelo Carnê 15,8% e Crédito Pessoal 10,6%, porém quando o cartão de crédito é utilizado de forma planejada pode ser um forte aliado no orçamento familiar, desde de que, a fatura seja paga no vencimento. É possível concentrar boa parte das despesas mensais em uma única fatura e em um único vencimento facilitando a análise e controle dos gastos. Vale lembrar que é preciso muito cuidado, pois quando utilizado sem critério se torna uma ferramenta perigosa e destrutiva, a grande armadilha é acreditar que o limite do cartão faz parte da renda mensal.
Para quem possui esse tipo de dívida é recomendável substituí-la por outras linhas menos onerosas o mais rápido possível, um bom exemplo é trocar pelo empréstimo pessoal consignado, que tem uma taxa de juros mais acessível podendo ser inferior a 25% ao ano, os juros do cartão de crédito é o mais alto do mercado. Em agosto, segundo dados do BC, a taxa média foi de expressivos 397,4% ao ano.
Com a substituição da dívida, agora com juros bem menores, vale a pena fazer um planejamento orçamentário e elaborar um fluxo de caixa, esta ferramenta permite prever o valor em dinheiro que estará disponível em determinada data. Com os números em mãos e as finanças organizadas você poderá efetuar as compras com segurança sabendo que terá condições de honrar os compromissos assumidos em seus respectivos vencimentos fugindo da necessidade de parcelar a fatura ou mesmo ficar inadimplente. 
Ao negociar a troca de dívida do cartão é preciso saber se realmente poderá honrar os compromissos assumidos antes de fechar o negócio, neste caso o fluxo de caixa é a ferramenta ideal para ajudar e demonstrar até quanto você poderá assumir em dívidas e qual o dia ideal para vencimento da fatura, é preciso lembrar também que as despesas vão continuar, inclusive os imprevistos, por isso não é aconselhável comprometer um percentual muito alto em relação aos rendimentos.
Para elaborar um fluxo de caixa de forma simples e objetiva basta anotar o valor da receita, ou seja, tudo que receberá durante o mês e em contrapartida relacionar todas as despesas. Exemplo: se for o caso de um profissional empregado CLT que possui remuneração fixa mensal como a maioria dos brasileiros, soma o valor do seu salário líquido e diminui as despesas, a diferença é o saldo, que pode ser positivo quando sobra ou negativo quando falta dinheiro. No caso de sobra o ideal é guardar em uma poupança, que apesar do baixo rendimento é uma aplicação simples e segura, caso falte dinheiro é prudente repensar as despesas e ver o que pode ser cortado, com certeza terá algo que você poderá cortar e que não fará falta, são os chamados gastos supérfluos, desnecessários, muitas vezes utilizados no calor da emoção ou por impulso.
"Como são numerosas as coisas sem as quais posso passar" Sócrates
O crédito quando utilizado de forma responsável e consciente é um grande propulsor do desenvolvimento econômico e social, a economia brasileira tem demonstrado a importância desta modalidade pelo expressivo crescimento na utilização do cartão de crédito, modalidade mais utilizada pelos brasileiros, citada por 83% dos consumidores segundo pesquisas divulgadas pelo SPC Brasil. Este dado mostra a dimensão e importância do cartão e do crédito.  
O cartão de crédito como conhecemos hoje existe no Brasil desde 1950, porém na década de XX já existia este conceito nos E.U.A. que era utilizado por donos de postos de combustíveis, hotéis e outros tipos de estabelecimentos comerciais. O primeiro cartão de crédito foi o Diners Club Car, inicialmente aceito em 27 restaurantes e com 200 clientes a maioria executivos, dois anos mais tarde foi lançado o cartão internacional na época aceito em restaurantes e hotéis. Cinco anos após o surgimento o cartão já era aceito em mais de 50 países.


Fonte: Marcelo Garcia 

quinta-feira, 5 de outubro de 2017

A difícil arte de delegar
Um grande dilema que todos os empresários terão que enfrentar em algum momento da carreira é o processo de dividir o conhecimento e a administração da própria empresa, muitos resistem a esse momento e procrastinam o máximo que podem. Receios como: fraudes, erros, perda de controle e principalmente a falta de profissionais qualificados para assumir cargos estratégicos estão entre os principais motivos para esse adiamento. Conforme o negócio vai crescendo fica praticamente inviável controlar tudo o que acontece internamente. Delegar não quer dizer deixar o poder nas mãos de terceiros, mas sim ter a capacidade de dividir as responsabilidades e se concentrar mais nas questões estratégicas e menos no operacional.
Os empresários costumam centralizar demais o poder e acabam prejudicando as operações diárias. Pensar de forma estratégica e compartilhar o conhecimento é fundamental para o crescimento e o desenvolvimento organizacional, em alguns casos esse tipo de comportamento é tão importante que chega a fazer a diferença entre a sobrevivência ou não dos negócios.
Para que o processo seja conduzido de forma eficiente é preciso criar ações em que os colaboradores sintam parte do todo, motivados e estimulados, buscando aprimorar a cada dia seus conhecimentos e habilidades para se tornarem lideres capazes de continuar a história sem comprometer o futuro da organização. 
Um bom líder precisa ser capaz de ter ao seu lado os melhores profissionais, assim ele não precisa ser especialista em todas as áreas, pois terá uma equipe competente a fim de somar e executar as principais tarefas consideradas estratégicas.
Á área de recursos humanos é uma grande aliada nesse momento, tendo em vista que ela possui a expertise e todas as ferramentas necessárias para identificar e indicar as melhores cabeças com os perfis mais adequados a cada tipo de atividade. Feita a indicação o próximo passo é montar um plano de desenvolvimento especifico para os futuros líderes com foco em gestão estratégica.
Com essas ações estruturadas e em prática o principal executivo poderá priorizar seu tempo criando ações para o crescimento e perpetuação dos negócios. Afinal essa deveria ser a sua principal missão.

“A maneira certeira de um executivo se matar é negar-se a aprender como, quando e para quem delegar trabalho”. James Cash Penney


Marcelo Garcia 
Rotatividade e Absenteísmo
Rotatividade ou Turnover como é mais conhecido na linguagem de recursos humanos serve para medir a relação entre as demissões e admissões bem como a taxa de substituição de colaboradores antigos por novos, normalmente é expressa em termos percentuais.

A alta rotatividade eleva o custo operacional, gera desconfiança no mercado e desmotiva os colaboradores, também pode ser um indicador da saúde organizacional, algo não está bem e é preciso que seja analisado minuciosamente, algumas situações adversas podem estar gerando o descontentamento das pessoas.

As principais causas podem estar ligadas as condições de trabalho como remuneração, políticas internas, distância residencial do emprego, rigor excessivo de líderes, ausência de plano de carreira, entre outros, também podem estar ligados a questões pessoais como problemas de saúde familiares.

O Absenteísmo significa "estar fora ou ausente", consiste no ato de abster-se de alguma atividade ou função. Quando este índice está alto, aumenta os custos operacionais, afeta a eficiência e o atingimento dos objetivos propostos causando perdas financeiras e consequentemente prejuízos.

As principais causas do absenteísmo podem ser as mesmas da alta rotatividade e também deve ser estudada com muita cautela.

Para controlar esses indicadores é preciso conhecer o que está acontecendo, o porquê de os colaboradores estarem chegando atrasados, pedindo demissão, faltando ou saindo constantemente em horário de expediente.

Após conhecer o que de fato está ocorrendo é preciso criar ações de melhorias no ambiente de trabalho visando a redução desses indicadores.

A alocação de colaboradores em atividades que não condiz com seu perfil profissional também possui forte influência quando falamos em rotatividade e absenteísmo, por isso a necessidade de um eficiente processo de recrutamento e seleção. 

As consequências de um alto índice de rotatividade e absenteísmo podem ser desastrosas para a organização uma vez que aumenta o custo, reduz receita, afasta clientes, desmotiva a equipe, diminui a produtividade e qualidade dos produtos e serviços, por isso a importância de sanar rapidamente os problemas antes que seja tarde demais.




Fonte: Marcelo Garcia 
Descrição e análise de cargos
Instrumento que define a estrutura organizacional e as responsabilidades inerentes de cada cargo. Independente do porte ou segmento de atuação todas as empresas precisam definir uma estrutura formal de cargos e salários que seja equitativa, justa e transparente deixando claro todas as regras e diretrizes corporativas.    

As principais ações que norteiam a estrutura de cargos e salários são: pesquisa detalhada das atribuições, estudo do grau de dificuldade de cada tarefa executada, medição do tempo gasto por tarefa, definição dos conhecimentos necessários e pesquisas salariais.

Muitas empresas desconhecem ou não possuem um estudo sobre o tempo e Modus operandi das suas atividades diárias, quando esta informação não é clara o custo operacional tende a ser bem maior do que o ideal, reduzindo a rentabilidade e a competitividade no mercado. É recomendável elaborar um trabalho minucioso envolvendo todos os subsistemas sobre o tempo e forma de execução de cada tarefa. A indicação é que seja feito um acompanhamento diário visando saber a dimensão real do grau de dificuldade, tempo e aproveitamento de cada profissional. Segundo estudo feito pela Salary.com um trabalhador chega a gastar em média 2 horas em uma jornada de 8 horas de trabalho com atividades paralelas que não possuem relação com suas atribuições diárias.  
Após concluído o estudo e com as informações detalhadas o próximo passo para ter uma estrutura eficiente é analisar o perfil do executor afim de saber se o mesmo possui as condições ideais de executar as tarefas e responsabilidades inerentes ao cargo. Se for preciso faça correções.
Quando a empresa não possui essas informações estruturadas as contratações tendem a ocorrer de forma subjetiva e até intuitiva, o que acaba levando muitos gestores a cometerem erros graves e equivocados aumentando o custo operacional com contratações, treinamentos, demissões, absenteísmo e rotatividade. 
Não possuir uma estrutura formal de cargos e salários pode deixar a empresa fadada ao fracasso.


Marcelo Garcia 
Incorporação das boas práticas da governança corporativa em pequenas e médias empresas

Independente do porte, segmento ou tempo de atividade todas as empresas podem e devem incorporar as boas práticas de governança, mesmo que no início seja de maneira informal preparando uma base sólida e transparente para o futuro.

Antes de iniciar o processo é imprescindível fazer um diagnóstico organizacional levando em consideração a realidade, limitações e individualidades internas para só então dar os primeiros passos. Para as empresas que não possuem recursos financeiros é possível se adaptar de acordo com as suas condições e necessidades, algumas ações não têm custo e podem ser implantadas com facilidade elevando a qualidade da gestão, outras requerem maturidade, planejamento e um determinado grau de investimento. É importante que todo o processo seja conduzido de forma planejada, transparente e objetiva para que não corra o risco de ser interrompido de forma prematura. Também é preciso contar com o apoio e o envolvimento de todos do mais alto ao mais baixo escalão, principalmente da família, sócios e herdeiros.

Principais ações:
  • Formar um conselho consultivo com profissionais especializados internos e/ou externos das atividades-fim.   
  • Elaborar indicadores de performance a fim de monitorar a eficiência da gestão.
  • Preparar relatórios de gestão com informações claras, tempestiva e seguras.   
  • Definir regras para contratação de gestores.
  • Separar gestão, família e propriedade.  
  • Definir valores de pró-labore.
  • Estruturar um plano sucessório para o principal gestor e para os cargos chaves, contendo regras claras e transparentes.
  • Criar políticas, normas e procedimentos internos a fim de padronizar as atividades e mitigar riscos .  
  • Realizar periodicamente auditorias com auditores internos e externos.
  • Analisar de forma sistêmica as opções de investimentos e captação de recursos financeiros.
  • Auditar com auditores externos as Demonstrações Financeiras.
  • Criar um comitê interno para tratar de assuntos relacionados a sustentabilidade.
  • Estabelecer meios de comunicação interno e externo a fim de prover as principais informações corporativas.
  • Definir ou ajustar de acordo com a realidade da empresa a missão, visão e valores.
  • Gerar uma cultura interna de visão a longo prazo definindo metas mensuráveis e alcançáveis.  
  • Definir a estrutura organizacional contendo cargos, salários, responsabilidades e subordinações.
  • Estabelecer políticas transparentes para contratações, promoções, demissões e aumentos salariais a fim de evitar erros de subjetividade, sentimentalismo e apadrinhamentos.
  • Criar ações motivacionais para que os colaboradores possam sentir orgulho do lugar onde trabalham e para que todos sintam vontade de crescer e se desenvolver internamente.
  • Promover ações e políticas internas de recursos humanos a fim de valorizar a boa convivência entre os colaboradores e familiares.
  • Elaborar periodicamente pesquisas de clima organizacional para conhecer a percepção que os colaboradores estão tendo em relação a gestão, empresa, sócios e colegas de trabalho.
  • Propiciar a equidade entre todos e garantir que a diversidade será respeitada dentro e fora da organização independente da cor, credo, etnia ou opção sexual punindo os casos de discriminação e preconceito

Com o agravamento da crise financeira e a falta de ética na gestão das instituições públicas e privadas fica claro a necessidade de estabelecer ações voltadas ao controle e monitoramento das atividades. O nome da família, a empresa e o patrimônio devem ser preservados acima de tudo a fim de manter a confiabilidade do mercado e a perenidade dos negócios.


“Para ter um negócio de sucesso, alguém, algum dia, teve que tomar uma atitude de coragem”. Peter Drucker