Conjunto de ações e procedimentos que envolvem o planejamento, análise e o controle das atividades financeiras.
A ausência de uma adequada gestão faz com que as empresas fiquem fadadas ao fracasso.
É fundamental ter as informações precisas e atualizadas para tomar uma correta decisão, principalmente quando o setor envolvido for o financeiro.
Elaborar relatórios gerencias para acompanhar o desempenho da empresa, incluindo alguns Indicadores Financeiros, como por exemplo Rentabilidade, Lucratividade, Endividamento e Capacidade de pagamento entre outros.
O mercado está aquecido, o Brasil passa por uma de suas melhores fases na economia, o consumidor está otimista e consumindo cada vez mais.
É possível que está situação de crescimento e economia forte se mantenha até o no de 2017.
Para que o empresário tenha as informações precisas é primordial manter um banco de dados correto e atualizado através de controles que podem ser feitos de várias formas.
Controles podem ser feitos em planilhas eletrônicas como Excel que tem um baixo custo de investimentos.
Conforme for crescendo e aumentando a movimentação é necessário migrar para um software mais sofisticado de gestão empresarial.
É comum um pequeno empresário empreender sem possuir conhecimento específico em gestão de empresas, pois seu conhecimento é operacional deixando em segundo plano a administração financeira, não há problema algum nessa situação desde que esse empresário esteja disposto a ter orientações de profissionais da área.
Em muitos casos é comum ver os próprios empresários coordenando toda a operação e não possui tempo hábil para se atentar aos detalhes mais importantes como a administração financeira que se não possuir um planejamento sério, eficaz e bem controlado levará a empresa a falência.
O empresário não precisa controlar tudo, pelo contrário, deve ter uma equipe competente e envolvida com o objetivo da empresa e a partir daí delegar grande parte do trabalho operacional e focar na estratégia conhecendo melhor o cliente e o mercado de atuação.
Para conseguir um time engajado onde você possa delegar e dividir tarefas, faça com que eles se sintam donos do negocio, pode ser através de pequenas ações como dividir parte do lucro.
Atribua responsabilidades para cada processo e estipule metas factíveis de serem cumpridas.
Faça acompanhamento periódicos sendo que cada responsável deve apresentar números, atribuições de sua área e plano de ação.
Outro detalhe importante para a sobrevivência da empresa é não misturar o dinheiro da empresa com o pessoal, ou seja, as despesas da empresa são pagas com o dinheiro da empresa, as despesas pessoais são pagas com o dinheiro da pessoa física.
Ter esse controle é essencial para a sobrevivência da empresa.
É comum ver casos de empresários que misturam os bolsos e começam a gastar o dinheiro da empresa achando que o que entra está disponível e esquecem que as contas vão vencer e com o tempo esse sangramento vai prejudicar mortalmente seu negocio.
Os empresários muitas vezes não conhece os números da sua empresa e quando precisa perde-se muito tempo buscando informações anotadas em diversos lugares.
É impossível uma empresa sobreviver sem que haja um rigoroso controle financeiro e informações exatas.
È preciso rigor no controle dos dados financeiros, cobre das pessoas responsáveis os erros e diferenças encontradas.
Em tempos em tempos escolha uma conta e faça uma conferência se o que está lançado no papel está de acordo com físico, isso inclui o controle patrimonial.
Defina metas reais para sua equipe e dê condições de trabalho para que seja atingida, uma dica é se basear no histórico de vendas.
PLANEJAR É ESSENCIAL
Quando a empresa começa a crescer alguns empreendedores começam a ter problemas para organizar o negocio e não ter um planejamento pode ser fatal.
Por ser pequeno o empreendimento pode não superar erros.
É preciso sempre pensar na estrutura organizacional em novos produtos e novos mercados.
Na hora da contratação evite o impulso de contratar amigos ou parentes.
Contratar amigos ou parentes parece ser uma ótima idéia, principalmente para ocupar cargos de confiança. Certo? Errado.
Na organização não pode haver sentimentalismo.
Essa é uma situação que deve ser evitada, a idéia parece boa, por mais tentadora ela poderá destruir até os laços mais fortes de amizades.
O difícil não é contratar um amigo ou parente e sim demitir.
Você contrata um amigo ou um parente e com o tempo vê que ele não tem o talento e habilidade esperada para o cargo e precisa demiti-lo.
Você sabe que ele não tem talento e habilidade e acaba por não passar tarefas importantes.
Você precisa ter uma conversa mais séria ou uma avaliação negativa.
Essas situações podem levar ao fim da amizade ou de um relacionamento familiar
Por isso deve ser evitada, a idéia parece boa, por mais tentadora ela poderá destruir até os laços mais fortes de amizades e da família.
Escolher bem com que o empreendedor irá trabalhar é essencial para a que a empresa dê certo.
Administrar uma empresa não é não é uma aventura, é necessário ter um planejamento, conhecer o mercado que atua, planejar os custos.
Normalmente no primeiro ano de vida terá mais despensas que receita, e se você não se planejou e não tiver uma folga de caixa para agüentar esse período acaba fechando as portas antes mesmo do negocio decolar.
Dados importantes: Mais da metade das empresas fecham as portas nos dois primeiros anos.
O empreendedor investe todo seu patrimônio disponível na montagem do negocio e se esquece que é preciso ter dinheiro para mantê-lo até que seja possível sobreviver com o próprio giro.
Podemos comparar a empresa com uma criança nos primeiros anos de vida é preciso sustentá-lo, ter cuidados especiais com consultas periódicas para ver se a saúde está boa, ficar perto o tempo inteiro, qualquer descuido e poderá acontecer um acidente.
As pessoas pensam que a empresa começa a dar lucro logo no começo e que a partir daquele momento não precisa de mais nenhum recurso além daqueles já investidos. Esse erro que pode ser fatal.
A ESCOLHA DOS SÓCIOS
Atenção especial para escolher os sócios.
É preciso muita cautela na hora de escolher a pessoa que vai dividir a empresa com você, é comum os empreendedores escolherem parentes por achar que tem maior afinidade, porém montar um negocio com um parente pode ser uma situação muito delicada.
O problema não é montar a sociedade com um irmão, cunhado, primo etc. O problema está no encerramento da sociedade caso seja necessário.
O ideal é procurar um sócio que complete as competências do empreendedor, como por exemplo, um dos sócios é um excelente técnico, porém não possui experiência de gestão, nesse caso o sócio poderia ser alguém que domina a área de gestão, um possui o conhecimento/idéia e o outro tem o capital que precisa para ser investido.
O sócio precisa estar comprometido com o negocio.
CUIDADOS ESPECIAIS COM O CAIXA DA EMPRESA.
Saber o saldo do caixa: Fazer um controle das entradas e saídas de dinheiro do caixa
O empreendedor acha que todas a despesas da família podem ser pagos com o dinheiro do caixa, ou seja, “pega lá no caixa” e aí vem despesas com colégio, faculdade, prestações de carros, cartões de crédito, compras para casa, roupas, calçados, celulares de última geração, cursos, viagens, financiamentos imobiliários etc.
É provável que a empresa não gere caixa suficiente para todas essas despesas que na realidade não as pertencem e sim aos sócios, pessoa física.
Tem casos tão grave que a família inteira dos sócios pegam dinheiro direto no caixa sem o menor controle ou no máximo faz uma anotação.
Retirar dinheiro do caixa pode sangrar mortalmente uma organização.
É interessante reunir os membros das famílias dos sócios e conscientizar que o dinheiro que entra/está no caixa é para pagar o custo dos produtos, impostos, fornecedores, despesas, financiamentos e empréstimos, provisão para pagamento de 13º, férias e rescisão, reserva para reinvestimento nas operações, planos de expansão, retorno do capital investido etc.
Após tudo isso aí sim se sobrar pode ser dividido entre os sócios.
Não há problemas em retirar dinheiro da empresa, o problema está em quanto retira e como você registra essa retirada.
PRÓ-LABORE
O ideal é que os sócios estipulem um pró-labore e ajustem suas despesas pessoais com esse valor, caso queiram retirar a mais esperem para ver se sobra, ou seja o lucro.
O valor do pró-labore tem que estar de acordo com a realidade da empresa, não adianta estipular um valor que o caixa não agüenta.
Uma boa métrica na definição do pró-labore é conhecer, pesquisar qual é o valor de mercado pago para um funcionário na mesma função.
É comum o sócio ser o administrador, nesse caso o pró-labore em tese teria que ser um valor acima do maior salário pago na empresa.
Poderá haver uma fiscalização do INSS e caso o fiscal entenda que o valor do Pró-Labore não esta de acordo com a função ele poderá autuar. Nesse caso caberá uma discussão judicial.
Lembrem-se que são duas entidades, pessoa física e pessoa jurídica, as duas não se confundem.
DICAS DE GESTÃO. O QUE O GESTOR PRECISA SABER NA SUA EMPRESA
Conhecer o valor das contas a pagar e receber:
Fazer o planejamento para o recebimento e pagamento de contas futuras.
Saber o valor das despesas fixas:
O valor das despesas rotineiras, mínimas e necessárias, que permitem que o negocio funcione sem problemas.
Saber se está tendo lucro:
O empreendedor está tão envolvido com a rotina operacional que esquece de verificar se o trabalho esta dando retorno.
Calcular o custo e o preço de venda dos produtos e serviços:
O preço de venda de um produto/serviço deve ser, no mínimo, igual ao gasto de produzi-lo/prestá-lo.
Conhecer o valor patrimonial da empresa:
A aquisição de equipamentos, materiais, estoques devem ser contabilizados no patrimônio da empresa
Saber o valor e a origem dos recebimentos:
Quais são os produtos e serviços que mais vendem? Quem são os principais clientes.
Saber o valor e o destino dos pagamentos:
Quais as principais despesas?
Quais os maiores custos dos produtos/serviços?
Quais são os fornecedores mais importantes e quanto está sendo pago para eles.
Administrar corretamente o capital de giro:
Ter dinheiro disponível em caixa para honrar os compromissos imediatos da empresa é fundamental para manter o negocio saudável e uma boa imagem no mercado perante fornecedores e clientes.
Fazer um fundo de reserva para demissões de funcionários:
Todas as empresas que possuem funcionários, podem também ter que demiti-los.
É interessante manter um fundo de reserva para pagar todos os direitos trabalhistas numa situação dessa.
Fazer um fundo de reserva para pagamento do 13º salários e férias dos funcionários:
O pagamento de férias e 13º salário dever ser pro visionado e uma reserva mensal proporcional deve ser feita para que quando essas despesas aparecerem elas possam ser devidamente honradas.
CONTROLES FINANCEIROS ESSENCIAIS
Controle de Caixa Diário
Fluxo de Caixa Projetado
Fluxo de Caixa Realizado
Relatório de Contas a Receber
Relatório de Contas a Pagar
Relatório de Clientes com Títulos em Aberto
Demonstrativo de Vendas Realizadas
Condições de Recebimento das Vendas
Demonstrativo de Faturamento Mensal
Cadastro de Clientes
Cadastro de Fornecedores
Pesquisa de Satisfação
Controle Patrimonial
Conciliação Bancária
Controle de Estoque – Custo Médio Ponderado
Margem de contribuição
Ponto de Equilíbrio
Método de Calculo do valor do Produto
CONTABILIDADE GERENCIAL
Balanço Patrimonial
Ativo Total
Ativo Circulante
Ativo Realizável a Longo Prazo
Ativo Permanente
Imobilizado
Passivo Total
Passivo Circulante
Exigível a Longo Prazo
Patrimônio Líquido
Demonstração de Resultado do Exercício
Receita Bruta
Devoluções
Deduções
Impostos – ICMS/PIS/COFINS/ISS
Receita Líquida
Custo da Mercadoria Vendida
Lucro Bruto
Despesas
Lucro Líquido
Indicadores de Gestão
Rentabilidade do Ativo
Rentabilidade do Patrimônio Líquido
Giro do Estoque
Margem Líquida ou Lucratividade
Liquidez Geral
Liquidez Corrente
Liquidez Seca
Composição do Endividamento
Endividamento do Ativo
Endividamento do Patrimônio Líquido
Imobilização do Patrimônio Líquido
Prazo Médio de Rotação do Estoque
Prazo Médio de Recebimento das Vendas
Prazo Médio de Pagamento à Fornecedores
Ciclo Operacional
Editado por: Marcelo Garcia
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