A gestão financeira é um conjunto de ações e procedimentos que envolvem o planejamento, análise e o controle das atividades financeiras, no entanto é comum os empresários deixarem de realizar uma adequada gestão fazendo com que suas empresas fiquem fadadas ao fracasso.
É fundamental ter as informações precisas e atualizadas para tomar uma correta decisão, principalmente quando o setor envolvido for o financeiro. Uma das ferramentas mais importantes para o empresário acompanhar o desempenho da empresa são os relatórios gerencias.
Vamos apresentar uma proposta com os principais relatórios de gestão para pequenas empresas, incluindo alguns indicadores financeiros, como por exemplo rentabilidade, lucratividade, endividamento e capacidade de pagamento entre outros.
Podemos fazer uma analogia entre empresas e o ser humano, quando a pessoa tem um problema de saúde ela procura por um médico especialista, na consulta a primeira reação é expor os sintomas sentidos, na seqüência o médico faz uma série de perguntas tais como idade, hábitos alimentares e de vida, profissão, etc. O próximo passo é efetuar alguns exames clínicos que dará ao médico uma visão mais real da saúde do paciente. Após a análise dos exames o médico ira diagnosticar o problema e em seguida sugerir o tratamento mais adequado, porém a decisão de seguir ou não o tratamento recomendado é do paciente.
Com as empresas acontecem praticamente a mesma situação, quando está passando por dificuldades é comum procurar ajuda de um especialista, normalmente um consultor para ajudá-la a solucionar os problemas. O profissional contratado irá ouvir os gestores da empresa, fazer alguns questionamentos se interar da atual situação e do histórico da organização. O próximo passo é fazer uma análise detalhada da situação. De posse dessa análise o profissional se reúne novamente com os gestores e a partir daí é recomendado (nunca imposta) um plano de ação para sanar os problemas detectados. A decisão de agir ou não conforme recomendação é do gestor caso concorde o passo seguinte será a implantação do plano de ação.
Continuando a analogia, a atividade do consultor se compara com a medicina, a maioria acaba procurando a consultoria quando já está com algum problema, assim como uma pessoa procura um médico quando já está doente o que em muitos casos tornam a cura mais demorada, difícil, onerosa e penosa. O ideal seria realizar o chek up preventivo periódico.
O mercado está aquecido, o Brasil passa por uma de suas melhores fases na economia, o consumidor está otimista e consumindo cada vez mais, porém para uma empresa sobreviver e manter-se competitiva é necessário tomadas de decisões rápidas e exatas, principalmente em relação as finanças que pode ser considerado o coração da organização. Para que o empresário tenha as informações precisas é primordial manter um banco de dados correto e atualizado através de controles que podem ser feitos de várias formas. Quando a empresa é pequena esses controles podem ser feitos em planilhas eletrônicas como Excel que tem um baixo custo de investimentos e conforme for crescendo e aumentando a movimentação será necessário migrar para um software mais sofisticado de gestão empresarial, inclusive com investimentos em recursos humanos.
É comum um pequeno empresário empreender sem possuir conhecimento específico em gestão de empresas, pois seu conhecimento é operacional deixando em segundo plano a administração financeira, não há problema algum nessa situação desde que esse empresário esteja disposto a ter orientações de profissionais da área. Em muitos casos é comum ver os próprios empresários coordenando toda a operação e não possui tempo hábil para se atentar aos detalhes mais importantes como a administração financeira que se não possuir um planejamento sério, eficaz e bem controlado levará a empresa a falência.
O empresário não precisa controlar tudo, pelo contrário, deve ter uma equipe competente e envolvida com o objetivo da empresa e a partir daí delegar grande parte do trabalho operacional e focar na estratégia conhecendo melhor o cliente e o mercado de atuação. Para conseguir um time engajado onde você possa delegar e dividir tarefas, faça com que eles se sintam donos do negocio, pode ser através de pequenas ações como dividir parte do lucro. Atribua responsabilidades para cada processo e estipule metas factíveis de serem cumpridas. Faça acompanhamento periódicos sendo que cada responsável deve apresentar números, atribuições de sua área e plano de ação.
Outro detalhe importante é não misturar o dinheiro da empresa com o pessoal, ou seja, as despesas da empresa são pagas com o dinheiro da empresa, as despesas pessoal são pagas com o dinheiro da pessoa física, ter esse controle é essencial. É comum ver casos de empresários que misturam os bolsos e começam a gastar o dinheiro da empresa achando que o que entra está disponível e esquecem que as contas vão vencer e com o tempo esse sangramento vai prejudicar mortalmente seu negocio.
Os empresários muitas vezes não conhece os números da sua empresa e quando precisa perde-se muito tempo buscando informações anotadas em diversos lugares. É impossível uma empresa sobreviver sem que haja um rigoroso controle financeiro e informações exatas.
È preciso rigor no controle dos dados financeiros, cobre das pessoas responsáveis os erros e diferenças encontradas. Em tempos em tempos escolha uma conta e faça uma conferência se o que está lançado no papel está de acordo com físico, isso inclui o controle patrimonial.
Defina metas reais para sua equipe e dê condições de trabalho para que seja atingida, uma dica é se basear no histórico de vendas.
Planejar é essencial.
Quando a empresa começa a crescer alguns empreendedores começam a ter problemas para organizar o negocio e não ter um planejamento pode ser fatal, por ser pequeno o empreendimento pode não superar erros. É preciso sempre pensar na estrutura organizacional em novos produtos e novos mercados.
Na hora da contratação evite o impulso de contratar amigos ou parentes.
Contratar amigos ou parentes parece ser uma ótima idéia, principalmente para ocupar cargos de confiança. Certo? Errado. Não pode ter sentimentalismo.
Essa é uma situação que deve ser evitada, a idéia parece boa, pense bem, por mais tentadora ela poderá destruir até os laços mais fortes de amizades.
O difícil não é contratar e sim demitir. Você contrata um amigo/parente e com o tempo vê que ele não tem o talento e habilidade esperada para o cargo e precisa demiti-lo. Você sabe que ele não tem talento e habilidade e acaba por não passar tarefas importantes. Você precisa ter uma conversa mais séria/avaliação negativa. Essas situações podem levar ao fim da amizade.
Escolher bem com que o empreendedor irá trabalhar é essencial para a que a empresa dê certo.
Administrar uma empresa não é não é uma aventura, é necessário ter um planejamento, conhecer o mercado que atua, planejar os custos. Normalmente os dois primeiros anos terá mais despensas que receita, e se você não se planejou e não tiver uma folga de caixa para agüentar esse período acaba fechando as portas antes mesmo do negocio decolar.
Mais da metade das empresas fecham as portas nos dois primeiros anos, o empreendedor investe todo seu patrimônio disponível na montagem do negocio e se esquece que é preciso ter dinheiro para mantê-lo até que seja possível sobreviver com o próprio giro. Podemos comparar com uma criança nos primeiros anos de vida é preciso sustentá-lo, ter cuidados especiais com consultas periódicas para ver se a saúde está boa, ficar perto o tempo inteiro, qualquer descuido e poderá acontecer um acidente. As pessoas pensam que a empresa começa a dar lucro logo no começo e que a partir daquele momento não precisa de mais nenhum recurso além daqueles já investidos. Esse erro que pode ser fatal.
Cuidados na escolha dos sócios
É preciso muita cautela na hora de escolher a pessoa que vai dividir a empresa com você, é comum os empreendedores escolherem parentes por achar que tem maior afinidade, porém montar um negocio com um parente pode ser uma situação muito delicada. O problema não é montar a sociedade com um irmão, cunhado, primo etc. O problema está no encerramento da sociedade caso seja necessário.
O ideal é procurar um sócio que complete as competências do empreendedor, como por exemplo, um dos sócios é um excelente técnico, porém não possui experiência de gestão, nesse caso o sócio poderia ser alguém que domina a área de gestão, um possui o conhecimento/idéia e o outro tem o capital que precisa para ser investido. O sócio precisa estar comprometido com o negocio.
Cuidado com o caixa, o empreendedor acha que todas a despesas da família podem ser pagos com o dinheiro do caixa, ou seja, “pega lá no caixa” e aí vem despesas com colégio, faculdade, prestações de carros, cartões de crédito, compras para casa, roupas, financiamentos imobiliários etc. É provável que a empresa não gere caixa suficiente para todas essas despesas que na realidade não as pertencem e sim aos sócios, pessoa física. Tem casos tão grave que a família inteira dos sócios pegam dinheiro direto no caixa sem o menor controle ou no máximo faz uma anotação. É preciso reunir os membros das famílias dos sócios e conscientizar que o dinheiro que entra/está no caixa é para pagar o custo do produto, impostos, despesas, os pró-labores, os financiamentos e empréstimos, provisão para pagamento de 13º, férias e demissão, reserva para reinvestimento nas operações, planos de expansão, retorno do capital investido etc. Após tudo isso aí sim se sobrar pode ser dividido entre os sócios.
Não há problemas em retirar dinheiro da empresa, o problema está em quanto retira e como você registra essa retirada.
O ideal é que os sócios estipulem um pró-labore e ajustem suas despesas pessoais com esse valor, caso queiram retirar a mais esperem para ver se sobra. O valor do pró-labore tem que estar de acordo com a realidade da empresa, não adianta estipular um valor que o caixa não agüenta. Uma boa métrica na definição do pró-labore é conhecer, pesquisar qual é o valor de mercado pago para um funcionário na mesma função. Lembrem-se que são duas entidades, pessoa física e pessoa jurídica, as duas não se misturam.
O que o gestor precisa saber
Saber o saldo do caixa: Fazer um controle das entradas e saídas de dinheiro do caixa
Saber o valor dos estoques: Os produtos estocados dever ser contabilizados e sua depreciação é considerada na formação dos preços de venda e nos resultados financeiros da empresa.
Conhecer o valor das contas a pagar e receber: Fazer o planejamento para o recebimento e pagamento de contas futuras.
Saber o valor das despesas fixas: O valor das despesas rotineiras, mínimas e necessárias, que permitem que o negocio funcione sem problemas.
Saber se está tendo lucro: O empreendedor está tão envolvido com a rotina operacional que esquece de verificar se o trabalho esta dando retorno.
Calcular o custo e o preço de venda dos produtos e serviços: O preço de venda de um produto/serviço deve ser, no mínimo, igual ao custo de produzi-lo/prestá-lo.
Conhecer o valor patrimonial da empresa: A aquisição de equipamentos, materiais, estoques devem ser contabilizados no patrimônio da empresa
Saber o valor e a origem dos recebimentos: Qual é o produtos e serviços que mais vendem? Quem são os principais clientes.
Saber o valor e o destino dos pagamentos: Quais as principais despesas? Quais os maiores custos dos produtos/serviços? Quais são os fornecedores mais importantes e quanto está sendo pago para eles.
Determinar um valor fixo de pró-labore para os sócios: É fundamental que se determine um pró-labore para considerá-los nos custos da empresa e no seu planejamento financeiro.
Administrar corretamente o capital de giro: Ter dinheiro disponível em caixa para honrar os compromissos imediatos da empresa é fundamental para manter o negocio saudável e uma boa imagem no mercado perante fornecedores e clientes.
Fazer um fundo de reserva para demissões de funcionários: Todas as empresas que possuem funcionários, podem também ter que demiti-los. É interessante manter um fundo de reserva para pagar todos os direitos trabalhistas numa situação dessa.
Fazer um fundo de reserva para pagamento do 13º salários e férias dos funcionários: O pagamento de férias e 13º salário dever ser pro visionado e uma reserva mensal proporcional deve ser feita para que quando essas despesas aparecerem elas possam ser devidamente honradas.
Ter um gasto com folha de pagamento inferior a 30% do faturamento: Algumas empresas acabam contratando mais funcionários que podem. Ter um gasto com a folha de pagamento de até 30% significa que você será capaz de fazer um fundo de reserva para demissões, fazer um fundo de reserva para pagamento de férias e 13º salários e utilizar o restante do faturamento para reinvestir na empresa.
Marcelo Garcia 04/06/2012
Nenhum comentário:
Postar um comentário