USE OS NUMEROS A SEU FAVOR E APRIMORE A GESTÃO FINANCEIRA

São Paulo - Donos de negócios em crescimento nem sempre dão a devida atenção às informações dos balanços. Os números, no entanto, podem ajudá-los a encontrar a solução para complicações financeiras.

Foi o que aconteceu com a empreendedora Akemi Akimoto, de 52 anos. Até pouco tempo atrás, ela se preocupava com a saúde de sua empresa, a rede de farmácias de manipulação Ao Pharmacêutico, de Santos, no litoral de São Paulo.

"Mesmo com as vendas crescendo, de vez em quando eu tinha de pedir empréstimos para pagar as contas", diz. Akemi só diagnosticou a causa do problema ao se debruçar sobre as demonstrações financeiras.
Ao comprar mais matéria-prima do que precisava, ela tirava recursos do capital de giro, que ficavam empatados no estoque. Veja alguns dos principais indicadores que podem ser extraídos dos balanços e como interpretá-los.

Giro do estoque

Para que serve: Para descobrir quanto tempo a mercadoria que está estocada demora para ser vendida.
Como calcular: Dividindo o valor do estoque pelo faturamento. Exemplo: se a empresa tem 100.000 reais estocados e vende 50.000 reais mensais, a mercadoria demorará cerca de dois meses para ser vendida.

O que o resultado mostra: Negócios em que o estoque gira lentamente podem enfrentar dificuldades financeiras. Isso acontece quando o empreendedor investe em produtos que vendem pouco, mantém preços menos competitivos que os dos concorrentes ou simplesmente compra mais do que precisa.

"Nessas situações, as receitas da empresa não entram no caixa a tempo de pagar os fornecedores", diz o consultor Artur Lopes, especializado em finanças para pequenas e médias empresas. "O empreendedor se vê obrigado a tirar recursos do capital de giro ou a pedir empréstimos para quitar as dívidas."

Quando fazer a conta: Mensalmente — mas é preciso tomar cuidado com distorções que podem acontecer em empresas que sofrem com a sazonalidade dos negócios.

Índice de liquidez

Para que serve: O índice de liquidez permite ao empreendedor saber se a empresa terá como pagar as contas no vencimento.
Como calcular: Dividindo o valor do ativo circulante — formado pelo dinheiro que a empresa tem em caixa mais os recursos que prevê receber no curto prazo — pelo passivo circulante, que é a soma das dívidas a pagar no mesmo período.

O que o resultado mostra: Quando a conta dá um resultado igual ou maior que 1, significa que a empresa terá recursos para honrar seus compromissos financeiros. Se o resultado for inferior a 1, provavelmente será preciso buscar dinheiro para quitar as dívidas — seja por meio de empréstimo, seja com a injeção de capital dos sócios.

Donos de negócios com baixo índice de liquidez precisam fazer uma avaliação para saber a causa do problema. Talvez a empresa esteja com despesas muito altas ou tenha se endividado além de suas possibilidades. "Nessas situações, pode ser preciso diminuir a folha de pagamentos ou renegociar as dívidas", afirma Márcio Iavelberg, sócio da consultoria Blue Numbers.

Quando fazer a conta: Mensalmente, para acompanhar a evolução do índice. 

Índice de rentabilidade

Para que serve: Para o empreendedor ser capaz de comparar o desempenho de sua empresa com o dos negócios concorrentes.
Como calcular: Basta calcular quanto do lucro líquido da empresa corresponde, percentualmente, ao faturamento líquido. Exemplo: se a empresa faturou 1 milhão de reais e lucrou 100 000 reais, seu índice de rentabilidade será de 10%.
O que o resultado mostra: Índices de rentabilidade baixos em relação ao mercado são um sinal de que algo não vai bem. “A empresa pode estar cobrando preços abaixo da média do mercado ou concentrando seus negócios em linhas de produtos pouco rentáveis”, afirma Lopes.

Quando fazer a conta: É recomendável analisar a lucratividade da empresa mês a mês. "Mesmo que as vendas estejam subindo, a rentabilidade pode cair", diz Artur Lopes. "Por isso, muitos empreendedores demoram para perceber o problema."

Ativo imobilizado

Para que serve: Para saber quanto dos recursos da empresa está aplicado em bens permanentes, que não podem ser transformados em dinheiro de uma hora para outra.
Como calcular: Deve-se calcular o valor dos bens imobilizados — como máquinas, imóveis, veículos e mobília — em relação aos demais ativos, incluindo estoques, dinheiro em caixa e contas a receber dos clientes. Exemplo: se a empresa tem 1 milhão de reais em ativos, dos quais 300.000 reais são permanentes, 30% do patrimônio está imobilizado.
O que o resultado mostra: Num negócio em expansão, o aumento na proporção do ativo imobilizado é um sinal de alerta. "A empresa pode estar comprometendo recursos que seriam essenciais para o crescimento", afirma Iavelberg.
Quando fazer a conta: Uma vez por ano, pelo menos.

Cecília Abbati, da

6 LIÇÕES DE QUEM NUNCA QUIS SER CHEFE - MAS PEGOU GOSTO PELA COISA

São Paulo – Hank Gilman começou a carreira pensando em ser um grande jornalista, dos que emplacam furos bombásticos e levam prêmios para casa. No meio do caminho, foi nomeado editor. E percebeu que, como si próprio, muitos profissionais viam-se à frente de uma equipe de uma hora para outra, sem jamais terem sido preparados para o papel de chefe. Quiçá de um bom chefe.

“Um repórter é basicamente um solitário que se preocupa apenas com o seu trabalho e com nenhum outro. É isso que se quer de um chefe? Estou certo de que o mesmo acontece com outros setores. Um ótimo vendedor não é necessariamente um grande gerente de vendas”, diz. Para abreviar o caminho das pedras aos que querem – ou são lançados – a cargos de liderança, ele decidiu colocar sua experiência de 20 anos como gestor no papel.

O resultado foi a publicação do livro “Você não pode demitir todo mundo”, recém-lançado no Brasil pela editora Saraiva. Nele, o atual editor-executivo da revista americana Fortune reconhece que um bom chefe entrega resultados. Mas para além de azeitar as engrenagens financeiras da empresa, também abre mão da sua vaidade e reconhece o mérito dos subordinados. Confira algumas de suas lições:
Cada um com seu talento
Em tempos de valorização dos profissionais multifacetados, há quem se esqueça que nem eles são exatamente bons em tudo que fazem. Para Gilman, um dos maiores talentos de um chefe é saber delegar tarefas para os funcionários certos.
“Todas as pessoas que trabalham para você têm defeitos. Para ser um bom gestor, é preciso trabalhar com essas pessoas imperfeitas e descobrir uma maneira de evitar suas fraquezas. Você deve valorizar o que elas fazem bem e deixar que o façam. Não peça a quem não sabe enterrar a bola na cesta que o faça. Por algum motivo, nós sempre pedimos ao mais baixinho que faça isso. Talvez ele seja muito bom no arremesso de três pontos; deixe que fique com isso!”, escreve.
Chefe e amigo? Não ao mesmo tempo Ser chefe, acredita Gilman, também é resignar-se com uma certa impopularidade. Embora diga que não é preciso ser totalmente distante e impessoal, o editor-executivo afirma que cargos mais altos costumam implicar amizades de menos. E é preciso saber viver com isso.  Em um trecho do livro, ele escreve que, na maioria das vezes, não dá para ter amigos íntimos na equipe se você é quem dá as cartas. “Se estiver realizando o seu trabalho da maneira esperada, invariavelmente terá de fazer algo que abalará a relação. Você fará avaliações de desempenho negativas, não os indicará para uma promoção, não sorrirá o suficiente quando abrir o presente de Natal que lhe deram ou os demitirá. Alguma coisa vai acontecer. Se você não fizer nada disso porque tem medo de brigar, então não está realmente desempenhando o seu trabalho.”Porque contratar amigos é uma roubadaQuem não estenderia o braço para aqueles por quem têm consideração? Se esse é o motivo que faz a oportunidade de contratar um amigo parecer brilhante, pense duas vezes. Por mais tentadora que pareça a ideia, ela poderá dissolver até os laços mais firmes de um relacionamento.“Em tempos de fartura você tem vagas para distribuir e, acredite, seus antigos colegas lhe pedirão trabalho”, afirma o editor-executivo da Fortune. “Mas logo aprenderá que há duas maneiras de perder amigos nesse processo: 1) Você dá trabalho para uma pessoa que não tem talento – e depois tem de demiti-la; 2) Você sabe que ela não tem talento e se recusa a dar o trabalho – e de certa forma quem acaba cortado é você, por causa do fim da amizade.” Um feedbach pode dor - mas
deve ser feito, Gilman sustenta que a maioria dos gestores é avessa aos feedbacks sinceros. E o porquê não é nenhum grande mistério. “A questão central de ser um chefe é dar ordem às pessoas a sua volta, ser o centro das atenções e distribuir boas notícias como aumentos, certo? Quem quer dar más notícias? Todos nós amarelamos”, reconhece.De qualquer forma, evitar qualquer tipo de avaliação pode se tornar um problema no futuro. Grande o suficiente para transformar uma demissão – que já é difícil por natureza – em um evento realmente traumático. Afinal, quem gostaria de ser dispensado sem nunca ter tido a oportunidade de melhorar em pontos que desagradavam a chefia? O valor de quem trabalha com qualquer coisa. Na visão de Gilmam, um bom parâmetro para avaliar um funcionário é perceber se ele veste um trapo com a mesma disposição que veste a camisa da empresa. Em outras palavras, o subordinado deve ser valorizado quando assume papéis secundários com o mesmo cuidado que dedica às tarefas de maior prestígio.“Um dos maiores erros das pessoas ao longo de suas carreiras é evitar empregos ou funções que consideram abaixo de suas capacidades. Ou então elas não se empenham em tarefas menores da mesma maneira que se empenhariam em incumbências maiores e mais complexas. Elas também podem se afogar em mágoas se não conseguirem o cargo que esperam alcançar. Não sei exatamente por que isso acontece. É da natureza humana. Prestar atenção a essa teoria também é ótimo na hora de contratar. Uma pessoa que não hesita em trabalhar nas trincheiras e aceita todo tipo de tarefa é uma boa aposta”, aconselha.Cada qual com sua fatia do bolo. Para justificarem salários mais generosos, os gestores têm que bater metas. A realidade, no entanto, é que não fazem isso sozinhos. Hank Gilman afirma que não dar o devido reconhecimento ao esforço da equipe é meio passo andado para perder seus melhores profissionais.“Há muitos chefes por aí que fazem coisas estúpidas. Mas a pior de todas elas é enganar o colaborador. Sabe como é: não dar aumento de salário para que seu lucro pareça melhor e seu bônus seja maior. Você barganha e desconta todas as despesas. Não paga valores de mercado. Como resultado, eles provavelmente não são leais e acabam saindo do emprego. E se não saem, acaba havendo animosidade”, resume.

Marcela Ayres. Exame.com

CONHEÇA PROGRAMAS QUE FACILITAM NA ADMINISTRAÇÃO DE BLOG

Conheça programas que facilitam na administração de blogs
Apesar de sites como Blogger, Wordpress e outros sistemas de blog darem amplo suporte e excelentes publicadores aos usuários, sempre é possível melhorar. Com isso em mente, desenvolvedores ao redor do mundo criam centenas de ferramentas que podem auxiliar o blogueiro a aumentar sua produtividade.

Há opções para download de ferramentas que fazem correção de posts, que editam e gerenciam textos offline, que fazem cadastramento em sites de busca de conteúdo de blogs. Veja dez softwares para blogar escolhidos pelo UOL Tecnologia e turbine seus posts.
Windows Live Writer
Programa que faz parte do pacote Live Essentials da Microsoft (do qual também fazem parte o Mail, o Messenger e o Movie Maker, entre outros), o Windows Live Writer permite que o usuário crie posts no computador e os suba diretamente para sistemas de blog, como Wordpress e Blogger. Tem suporte a textos, links e imagens. Gratuito.
Zoundry Raven
Outro editor e gerenciador de blogs. Ele conta com um sistema WYSIWYG (What You See Is What You Get), que dispensa o conhecimento de programação para o usuário incluir itens como links, tags, fotos e outros elementos em sua postagem. Tem recursos compatíveis com XHTML e pré-visualização de posts. Gratuito.
Blog Blaster
Ferramenta que inclui um blog nos principais sites de busca relacionados ao mundo blogueiro. Ele é compatível com os seguintes sistemas: Weblogs, NewsGator, Feed Burner, Pingomatic, Blo.gs, BlogRolling, Technorati e Feedster, entre outros. Uso gratuito limitado, somente para testes.
ScribeFire Blog Editor
Para usuários do Firefox, essa extensão facilita atualizar o blog diretamente do browser. O ScribeFire permite copiar e colar textos da web diretamente para blogs e páginas pessoais. Há a possibilidade também de postar comentários, além de criar anotações usando o próprio browser. Gratuito.
Tableau Public
Programa gera gráficos em Flash, que podem ser facilmente publicados em blogs e páginas pessoais. As representações criadas pelo Tableau Public podem ainda ser interativas, de forma que o visitante de seu blog escolha a forma como quer ver os dados. Gratuito.
UseShots Editor
Editor de textos para blogs que permite facilmente associar imagens ligadas ao assunto escrito no post. O UseShots Editor captura imagens e as inclui automaticamente nos textos. O programa tem interface simples de usar: basta clicar em "Start new article" e começar a redigir e ilustrar o artigo do blog. Gratuito.
Bytescout Post2Blog
Ferramenta para criar posts em blogs que dispensa a conexão à internet. Por meio dele, o usuário inclui imagens, vídeos, parágrafos e outros itens. O programa dá acesso ao Flickr e ao imageshack, para o envio de imagens. Gratuito.
Boomy Icons
Pacote com mais de 90 ícones coloridos, que podem ficar espalhados por sua página pessoal ou blog. A imagenzinhas que fazem parte da compilação estão em formato ICO e PNG. O tamanho padrão é de 48x48 pixel. Gratuito.
WinTumblr
Software cliente de Tumblr, sistema de blogs que se destacam pela facilidade em subir fotos e por ter grande apelo de redes sociais (usa o sistema de seguidores). O WinTumblr permite a publicação de textos, imagens, vídeos, links, citações, áudio. Gratuito.
Texefex
Cria efeitos em gradiente em textos de blog. Além disso, consegue converter imagens em texto. É possível usar as cores do arco-íris ou criar a própria matiz, de forma personalizada. Trabalha com formatos RTF e HTML. Uso gratuito limitado para testes.

Sérgio Vinícius
Do UOL, em São Paulo 31/05/2012

GESTÃO FINANCEIRA PARA PEQUENAS EMPRESAS

A gestão financeira é um conjunto de ações e procedimentos que envolvem o planejamento, análise e o controle das atividades financeiras, no entanto é comum os empresários deixarem de realizar uma adequada gestão fazendo com que suas empresas fiquem fadadas ao fracasso.

É fundamental ter as informações precisas e atualizadas para tomar uma correta decisão, principalmente quando o setor envolvido for o financeiro. Uma das ferramentas mais importantes para o empresário acompanhar o desempenho da empresa são os relatórios gerencias.

Vamos apresentar uma proposta com os principais relatórios de gestão para pequenas empresas, incluindo alguns indicadores financeiros, como por exemplo rentabilidade, lucratividade, endividamento e capacidade de pagamento entre outros.

Podemos fazer uma analogia entre empresas e o ser humano, quando a pessoa tem um problema de saúde ela procura por um médico especialista, na consulta a primeira reação é expor os sintomas sentidos, na seqüência o médico faz uma série de perguntas tais como idade, hábitos alimentares e de vida, profissão, etc. O próximo passo é efetuar alguns exames clínicos que dará ao médico uma visão mais real da saúde do paciente. Após a análise dos exames o médico ira diagnosticar  o problema e em seguida sugerir o tratamento mais adequado, porém a decisão de seguir ou não o tratamento recomendado é do paciente.

Com as empresas acontecem praticamente a mesma situação, quando está passando por dificuldades é comum procurar ajuda de um especialista, normalmente um consultor para ajudá-la a solucionar os problemas. O profissional contratado irá ouvir os gestores da empresa, fazer alguns questionamentos se interar da atual situação e do histórico da organização. O próximo passo é fazer uma análise detalhada da situação. De posse dessa análise o profissional se reúne novamente com os gestores e a partir daí é recomendado (nunca imposta) um plano de ação para sanar os problemas detectados. A decisão de agir ou não conforme recomendação é do gestor caso concorde o passo seguinte será a implantação do plano de ação.

Continuando a analogia, a atividade do consultor se compara com a medicina, a maioria acaba procurando a consultoria quando já está com algum problema, assim como uma pessoa procura um médico quando já está doente o que em muitos casos tornam a cura mais demorada,  difícil, onerosa e penosa. O ideal seria realizar o chek up preventivo periódico.  

O mercado está aquecido, o Brasil passa por uma de suas melhores fases na economia, o consumidor está otimista e consumindo cada vez mais, porém para uma empresa sobreviver e manter-se competitiva é necessário tomadas de decisões rápidas e exatas, principalmente em relação as finanças que pode ser considerado o coração da organização. Para que o empresário tenha as informações precisas é primordial manter um banco de dados correto e atualizado através de controles que podem ser feitos de várias formas. Quando a empresa é pequena esses  controles podem ser feitos em planilhas eletrônicas como Excel que tem um baixo custo de investimentos e conforme for crescendo e aumentando a movimentação será necessário migrar para um software mais sofisticado de gestão empresarial, inclusive com investimentos em recursos humanos.

É comum um pequeno empresário empreender sem possuir conhecimento específico em gestão de empresas, pois seu conhecimento é operacional deixando em segundo plano a administração financeira, não há problema algum nessa situação desde que esse empresário esteja disposto a ter orientações de profissionais da área. Em muitos casos é comum ver os próprios empresários coordenando toda a operação e não possui tempo hábil para se atentar aos detalhes mais importantes como a administração financeira que se não possuir um planejamento sério, eficaz e bem controlado levará a empresa a falência.  

O empresário não precisa controlar tudo, pelo contrário, deve ter uma equipe competente e envolvida com o objetivo da empresa e a partir daí delegar grande parte do trabalho operacional e focar na estratégia conhecendo melhor o cliente e o mercado de atuação.  Para conseguir um time engajado onde você possa delegar e dividir tarefas, faça com que eles se sintam donos do negocio, pode ser  através de pequenas ações como dividir parte do lucro. Atribua responsabilidades para cada processo e estipule metas factíveis de serem cumpridas. Faça acompanhamento periódicos sendo que cada responsável deve apresentar números, atribuições de sua área e plano de ação.

Outro detalhe importante é não misturar o dinheiro da empresa com o pessoal, ou seja, as despesas da empresa são pagas com o dinheiro da empresa,  as despesas pessoal são pagas com o dinheiro da pessoa física, ter esse controle é essencial. É comum ver casos de empresários que misturam os bolsos e começam a gastar o dinheiro da empresa achando que o que entra está disponível e esquecem que as contas vão vencer e com o tempo esse sangramento vai prejudicar mortalmente seu negocio.

Os empresários muitas vezes não conhece os números da sua empresa e quando precisa perde-se muito tempo buscando informações anotadas em diversos lugares. É impossível uma empresa sobreviver sem que haja um rigoroso controle financeiro e informações exatas.

È preciso rigor no controle dos dados financeiros, cobre das pessoas responsáveis os erros e diferenças encontradas. Em tempos em tempos escolha uma conta e faça uma conferência se o que está lançado no papel está de acordo com físico, isso inclui o controle patrimonial.

Defina metas reais para sua equipe e dê condições de trabalho para que seja atingida, uma dica é se basear no histórico de vendas.  

Planejar é essencial.

Quando a empresa começa a crescer alguns empreendedores começam a ter problemas para organizar o negocio e não ter um planejamento pode ser fatal, por ser pequeno o empreendimento pode não superar erros. É preciso sempre pensar na estrutura organizacional em novos produtos e novos mercados.

Na hora da contratação evite o impulso de contratar amigos ou parentes. 

Contratar amigos ou parentes parece ser uma ótima idéia, principalmente para ocupar cargos de confiança. Certo? Errado. Não pode ter sentimentalismo.

Essa é uma situação que deve ser evitada, a idéia parece boa, pense bem, por mais tentadora ela poderá destruir até os laços mais fortes de amizades.

O difícil não é contratar e sim demitir. Você contrata um amigo/parente e com o tempo vê que ele não tem o talento e habilidade esperada para o cargo e precisa demiti-lo. Você sabe que ele não tem talento e habilidade e acaba por não passar tarefas importantes. Você precisa ter uma conversa mais séria/avaliação negativa. Essas situações podem levar ao fim da amizade.   

Escolher bem com que o empreendedor irá trabalhar é essencial para a que a empresa dê certo.

Administrar uma empresa não é  não é uma aventura, é necessário ter um planejamento, conhecer o mercado que atua, planejar os custos. Normalmente os dois primeiros anos terá mais despensas  que receita, e se você não se planejou e não tiver uma folga de caixa para agüentar esse período acaba fechando as portas antes mesmo do negocio decolar.

Mais da metade das empresas fecham as portas nos dois primeiros anos, o empreendedor investe todo seu patrimônio disponível na montagem do negocio e se esquece que é preciso ter dinheiro para mantê-lo até que seja possível sobreviver com o próprio giro. Podemos comparar com uma criança nos primeiros anos de vida é preciso sustentá-lo, ter cuidados especiais com consultas periódicas para ver se a saúde está boa, ficar perto o tempo inteiro, qualquer descuido e poderá acontecer um acidente. As pessoas pensam que a empresa começa a dar lucro logo no começo e que a partir daquele momento não precisa de mais nenhum recurso além daqueles já investidos. Esse erro que pode ser fatal.

Cuidados na escolha dos sócios

É preciso muita cautela na hora de escolher a pessoa que vai dividir a empresa com você, é comum os empreendedores escolherem parentes por achar que tem maior afinidade, porém montar um negocio com um parente pode ser uma situação muito delicada. O problema não é montar a sociedade com um irmão, cunhado, primo etc. O problema está no encerramento da sociedade caso seja necessário.

O ideal é procurar um sócio que complete as competências do empreendedor, como por exemplo, um dos sócios é um excelente técnico, porém não possui experiência de gestão, nesse caso o sócio poderia ser alguém que domina a área de gestão, um possui o conhecimento/idéia e o outro tem o capital que precisa para ser investido. O sócio precisa estar comprometido com o negocio.

Cuidado com o caixa, o empreendedor acha que todas a despesas da família podem ser pagos com o dinheiro do caixa, ou seja, “pega lá no caixa” e aí vem despesas com colégio, faculdade, prestações de carros, cartões de crédito, compras para casa, roupas, financiamentos imobiliários etc. É provável que a empresa não gere caixa suficiente para todas essas despesas que na realidade não as pertencem e sim aos sócios, pessoa física. Tem casos tão grave que a família inteira dos sócios pegam dinheiro direto no caixa sem o menor controle ou no máximo faz uma anotação. É preciso reunir os membros das famílias dos sócios e conscientizar que o dinheiro que entra/está no caixa é para pagar o custo do produto, impostos,  despesas, os pró-labores, os financiamentos e empréstimos, provisão para pagamento de 13º, férias e demissão, reserva para reinvestimento nas operações, planos de expansão, retorno do capital investido etc. Após tudo isso aí sim se sobrar pode ser dividido entre os sócios.

Não há problemas em retirar dinheiro da empresa, o problema está em quanto retira e como você registra essa retirada.

O ideal é que os sócios estipulem um pró-labore e ajustem suas despesas pessoais com esse valor, caso queiram retirar a mais esperem para ver se  sobra. O valor do pró-labore tem que estar de acordo com a realidade da empresa, não adianta estipular um valor que o caixa não agüenta. Uma boa métrica na definição do pró-labore é conhecer, pesquisar qual é o valor de mercado pago para um funcionário na mesma função. Lembrem-se que são duas entidades, pessoa física e pessoa jurídica, as duas não se misturam. 

O que o gestor precisa saber

Saber o saldo do caixa: Fazer um controle das entradas e saídas de dinheiro do caixa

Saber o valor dos estoques: Os produtos estocados dever ser contabilizados e sua depreciação é considerada na formação dos preços de venda e nos resultados financeiros da empresa.

Conhecer o valor das contas a pagar e receber: Fazer o planejamento para o recebimento e pagamento de contas futuras.

Saber o valor das despesas fixas: O valor das despesas rotineiras, mínimas e necessárias, que permitem que o negocio funcione sem problemas. 

Saber se está tendo lucro: O empreendedor está tão envolvido com a rotina operacional que esquece de verificar se o trabalho esta dando retorno.

Calcular o custo e o preço de venda dos produtos e serviços: O preço de venda de um produto/serviço deve ser, no mínimo, igual ao custo de produzi-lo/prestá-lo.

Conhecer o valor patrimonial da empresa: A aquisição de equipamentos, materiais, estoques devem ser contabilizados no patrimônio da empresa

Saber o valor e a origem dos recebimentos: Qual é o produtos e serviços que mais vendem? Quem são os principais clientes.

Saber o valor e o destino dos pagamentos: Quais as principais despesas? Quais os maiores custos dos produtos/serviços? Quais são os fornecedores mais importantes e quanto está sendo pago para eles.

Determinar um valor fixo de pró-labore para os sócios: É fundamental que se determine um pró-labore para considerá-los nos custos da empresa e no seu planejamento financeiro.

Administrar corretamente o capital de giro: Ter dinheiro disponível em caixa para honrar os compromissos imediatos da empresa é fundamental para manter o negocio saudável e uma boa imagem no mercado perante fornecedores e clientes.

Fazer um fundo de reserva para demissões de funcionários: Todas as empresas que possuem funcionários, podem também ter que demiti-los. É interessante manter um fundo de reserva para pagar todos os direitos trabalhistas numa situação dessa.

Fazer um fundo de reserva para pagamento do 13º salários e férias dos funcionários: O pagamento de férias e 13º salário dever ser pro visionado e uma reserva mensal proporcional deve ser feita para que quando essas despesas aparecerem elas possam ser devidamente honradas.

Ter um gasto com folha de pagamento inferior a 30% do faturamento: Algumas empresas acabam contratando mais funcionários que podem. Ter um gasto com a folha de pagamento de até 30% significa que você será capaz de fazer um fundo de reserva para demissões, fazer um fundo de reserva para pagamento de férias e 13º salários e utilizar o restante do faturamento para reinvestir na empresa.

Marcelo Garcia 04/06/2012

GESTÃO DO CLIMA ORGANIZACIONAL

O que é Clima Organizacional
É a percepção coletiva que as pessoas têm da organização e dos próprios colegas de trabalho, e a conseqüente reação a esta percepção.

Para que serve a Pesquisa de Clima
A Pesquisa de Clima serve para diagnosticar o clima organizacional. Através dela a empresa pode ter a real visão que os funcionários possuem do momento da organização. Funciona como uma fotografia. A partir desta visão a empresa poderá planejar ações para melhorar o seu clima organizacional.

Por que utilizar a Pesquisa de Clima Organizacional como estratégias de avaliação
De todas as estratégias para avaliação do clima, a mais completa é a pesquisa de clima organizacional. Conhecida como Pesquisa do Clima Humano ou Pesquisa de Atitudes: é um trabalho cuidadoso que busca corrigir as imperfeições na relação empresa X empregado.

Que tipo de empresa pode fazer uso dessa ferramenta de gestão
Qualquer empresa, de qualquer segmento de atuação, qualquer tamanho, com ou sem fins lucrativos, inclusive  órgãos públicos.

Qual a importância da pesquisa para os colaboradores
O objetivo principal é aumentar cada vez mais as relações entre organização e colaboradores estabelecendo um ambiente melhor de trabalho, proporcionando oportunidades de desenvolvimento, o funcionário se sente valorizado pelo fato de ser dado a ele a oportunidade de expressar seus pensamentos em relação as condições de trabalho oferecidas.

Benefícios para a empresa
Criar uma base de informações / identifica os aspectos positivos e negativos / orienta para  ações de melhorias no clima / melhoria na qualidade de vida no trabalho (QVT) / eleva o índice de motivação / aumenta a produtividade da empresa / melhoria no aspecto físico da empresa.

Porque aplicar a pesquisa
Para desenvolver ações que mantenham um alto índice de motivação entre os funcionários, e que este resultado seja mais um indicador de desempenho da empresa.

Pesquisa do clima como agende motivador
A percepção do colaborador – “Sua opinião é importante para nós” “Conte-nos seus sentimentos” “Queremos ouvir você”

Os benefícios da implantação dos processos
Ter um ambiente de trabalho saudável, estável, harmonioso é garantia de qualidade de vida no trabalho, de alta produtividade, de competitividade, de satisfação e de fidelidade por parte do colaborador. O investimento vale a pena, pois o retorno é seguramente recompensador.
COLABORADOR FELIZ = LUCRO MAIOR / MAIS QUALIDADE DE VIDA NO TRABALHO = MAIS RESULTADO

As melhores empresas consideram as pessoas como maior diferencial competitivo.
Pessoas motivadas, felizes e orgulhosas da empresa onde trabalham geram maior competitividade

As pessoas passam a maior parte do tempo de suas vidas no trabalho
Um cálculo simples. A pessoa trabalha em média 220hs/m * 12 = 2640hs/a * 40 = 105.600h/vida em trabalho. A pessoa passa em média 8 h por dia dormindo * 365 = 2.920 * 40/anos = 116.800h dormindo. Se considerarmos o dia com 24 horas sobraram mais 116.800h em alguma outra atividade. Como dormimos em média 8 horas por dia, podemos considerar que passamos mais ou menos a metade do tempo das nossas vidas (ativa) quando estamos acordados dentro do ambiente de trabalho.
Daí a importância de se sentirem felizes e realizados

O que perguntar no questionário
Dimensão psicológica – Comprometimento, criatividade, recompensa, sentimento de valorização profissional e pessoal, personalismo, individualismo, status e sociabilidade.
Dimensão organizacional – Natureza do trabalho realizado, grau de identificação com os objetivos da organização, grau de conhecimento das referências estratégicas como missão, visão e valores, relacionamento entre diferentes ares funcionais, troca de informações, estilos de lideranças, políticas de recursos humanos, condições de trabalho.
Dimensão informal – Grupos de interesses como formadores de opinião e focos de resistência a mudanças

Qual o período ideal entre uma pesquisa e outra
Vai depender da fase em que se encontra a organização, o ideal seria fazer uma pesquisa por ano, criar um banco de informações e comparar com os anos anteriores, com isso é possível acompanhar o que está sendo feito e se está dando resultado na pratica para a organização e para as pessoas. Um prazo menor poderá comprometer o resultado de pesquisas anteriores onde a ações ainda não foram totalmente implantadas.

A pesquisa de clima é igual para todas as empresas
Cada empresa deve elaborar as questões para a pesquisa de clima de acordo com a sua realidade do momento, nenhuma organização é igual a outra, não tem como generalizar. Fazendo uma analogia com o ser humano, cada um é diferente do outro, as vezes tem a mesma doença, porém a cura vem de diferentes formas de tratamento. As questões devem ser personalizadas.

Quem será o responsável pela condução da pesquisa
O responsável por conduzir a pesquisa terá como atribuições a preparação, elaboração, acompanhamento e conclusão do projeto incluindo datas e valores, bem como a formação de uma equipe de apoio.  Também fará a ligação entre a diretoria e colaboradores.

Contratação de empresas especializadas em pesquisas de clima
Se não houver pessoas capacitadas na empresa para conduzir o projeto o  mesmo poderá ser terceirizado

Quais as vantagens de contratar uma empresa para conduzir o projeto
Existem varias vantagens em contratar uma empresa para conduzir o projeto. A primeira vantagem é que na visão do funcionário o processo torna-se mais seguro, pois quem irá manusear os dados individualmente é a empresa terceira. O resultado passa a ter maior credibilidade na visão do funcionário, que enxerga uma isenção maior no processo.

Restrições em relação a alguns assuntos
Alguns assuntos podem ser de extrema importância para o resultado final da pesquisa, porém naquele momento não é interessante expor determinado problema. O responsável poderá em comum acordo com a direção da empresa selecionar as questões. Lembrando que o apoio da diretoria tem forte relevância para o sucesso do projeto.

Os colaboradores são obrigados a participar do projeto
Não. Exatamente por isto que a divulgação do projeto é considerada uma das principais etapas. Os colaboradores devem participar porque acreditam que o projeto trará melhorias para sua empresa e principalmente para seu trabalho.

Sigilo nas respostas
O colaborador precisa sentir-se a vontade para responder o questionário, para isso é preciso garantir que suas respostas serão absolutamente sigilosa,  não serão divulgadas individualmente citando nomes e que quanto mais sincero for melhor será o resultado do projeto. É importante frisar que ele será beneficiado com as ações de melhorias, porém se faz necessário um forte empenho e comprometimento para responder as perguntas. As respostas serão divulgadas agrupadas por departamento, gerência, filial ou geral da empresa.

Qual o percentual mínimo de participação para se considerar o resultado consistente
Consideramos que 80% é um percentual considerável. Com este número já é possível obter um resultado consistente na PCO

Quantas questões deve ter um questionário de PCO
Recomendamos sempre que o questionário não seja muito extenso. Isto porque questionários longos costumam fazer com que o respondente vá perdendo o critério ao longo de suas respostas. Desta forma, recomendamos que o questionário tenha entre 40 e no máximo 60 questões

Os dados coletados dos clientes são demonstrados para outros clientes
Não. Todos os dados obtidos através da PCO são tratados de maneira confidencial. A Prime poderá apenas considerar os resultados para formação de um banco de dados com média de comparativo de mercado, sem que haja qualquer tipo de identificação do cliente.

Qual é a duração média de um projeto de PCO
Isto depende muito entre outros fatores das etapas que a empresa irá trabalhar e da forma de aplicação. Em média um projeto é concluído entre 40 e 60 dias corridos, contando a partir da reunião inicial até a apresentação final dos resultados.


Qual é o prazo recomendado para a aplicação da pesquisa (coleta dos dados)
Recomendamos que quanto menor o prazo melhor, isto para que as contaminações sejam evitadas. Porém, é preciso dar tempo para que os colaboradores possam responder a PCO. O ideal é que a coleta seja realizada em até uma semana, não ultrapassando duas semanas.

A empresa cliente pode fazer a aplicação em um único dia
Sim. Se houver disponibilidade de espaço e tempo para isto. É comum algumas empresas (sobretudo com colaboradores de nível mais operacional) reunir os funcionários em um local específico e aplicar a pesquisa, isto é válido, mas tem que ser feito de maneira leve e sem que haja uma pressão nas respostas dos funcionários.

Processo de mudança
É comum em todo o processo de mudança haver resistência, por isso há uma necessidade especial de identificar potencias lideranças informais dentro da organização, essas liderança ficariam responsáveis por disseminar a importância do projeto e minimizar os focos de resistência dentro da organização.  

Quais os passos para implementar a pesquisa
1. É através de uma  reunião inicial que as base do projeto são definidas. Aspectos a serem pesquisados, quantidade de questões, tipo de relatórios finais, filtros de resultados, cronograma do projeto, divulgação, custos, recursos humanos, etc. Nesse momento também é feito um levantamento do histórico da empresa, necessidades e aspirações de seus diretores e os objetivos com a pesquisa. Obtenção da aprovação e do apoio da direção: no momento de realizar uma pesquisa, cabe a direção da sua empresa, aprovar o projeto.

2. Planejamento da Pesquisa: para facilitar o desenvolvimento, é preciso que sua empresa planeje o projeto de pesquisa. Se reunir com as lideranças para ganhar apoio. Assessoria na comunicação aos colaboradores.

3. Definição das Variáveis (assuntos): opte em julgar a mais importante variável para determinada pesquisa. É a partir dela que causará ou não satisfação à realidade. Elaboração da pesquisa condizente com o publico respondente, com uma linguagem que atenda todos os níveis pesquisados. Após a elaboração o questionário será enviado à direção e somente será validado se ocorrer a aprovação, poderá ocorrer alterações até que o questionário seja aprovado e validado definitivamente. 

4. Montagem e Validação dos Cadernos de Pesquisa: a sua empresa sozinha ou com a ajuda de uma consultoria constrói o instrumento de pesquisa. Assim, as questões elaboradas com suas respectivas opções de resposta terá cada variável organizacional pesquisada. 

5. Parametrização para Tabulação das Opções de Resposta: a parametrização exige um trabalho detalhado de planejamento. Nela são definidos os parâmetros para facilitar a tabulação (cálculos) das diferentes opções de respostas e incluídos a opção de resposta para ser interpretada com satisfação ou insatisfação. 

6. Divulgação da Pesquisa: Considerada uma das principais etapas do projeto, antes de aplicá-la é necessário divulgá-la de maneira clara e objetiva. Para isso, a participação (comunicação interna) é fundamental, pois é responsável pelo índice de adesão ou respostas de um clima organizacional. É importante ressaltar que uma divulgação bem feita pode garantir uma efetiva participação do publico interno e diminuir os riscos de contaminação dos respondentes.

8. Tabulação da Pesquisa: esta etapa consiste em calcular o percentual dos funcionários satisfeitos e insatisfeitos em diferentes assuntos. 

9. Emissão de Relatórios: apresente na pesquisa todas as informações como gráficos, comentários, etc. Assim prioriza as providências a serem tomadas. 

10. Divulgação dos Resultados da Pesquisa: quem participa de uma pesquisa espera conhecer seus resultados. Portanto é fundamental que a sua empresa os divulgue, esse é um momento muito esperado por isso é importante valorizar o máximo possível este evento. Vale a pena encarar esse momento como se fosse o lançamento de um novo produto.

11. Definição de Planos de Ação: é a etapa mais importante. A pesquisa não é um fim, mas o meio que a sua empresa tem de identificar oportunidades de melhorias contínuas no ambiente de trabalho. Fazer um plano de ação, traçar as diretrizes de ação, implementar as mudanças e avaliar as mudanças.

Após o resultado devo implantar tudo que foi sugerido na pesquisa
O importante é dar satisfação as pessoas, nem tudo que é sugerido é possível ser implantado, mas apresentar um plano de ação com algumas reivindicações já é um bom começo, com certeza os funcionários vão entender. Algumas sugestões poderão ter um custo alto, porém outras nem tanto. O plano de ação pode ser de curto, médio ou longo prazo.

Marcelo Garcia.

 

QUAL O PROCEDIMENTO CORRETO NA ESCOLHA DE UM SOFTWARE DE GESTÃO

As empresas têm o seu primeiro contato com a informática geralmente quando estão utilizando um editor de texto ou uma planilha eletrônica, porém, quando estes aplicativos deixam de atender a empresa ao longo do tempo, devido ao crescimento exponencial nas quantidades de informações ou dos fluxos de transações comerciais, é chegado o momento de procurar um software aplicativo.
A busca já começa em uma encruzilhada, pois o empresário precisa definir se desenvolve um sistema ou adquire um aplicativo pronto, conhecido como “pacote”.
A tarefa de escolher o caminho certo é mais um desafio para o empresário, que muitas vezes precisa procurar no mercado um profissional para ajudá-lo na decisão
da aquisição do software ideal para o seu negócio.
Após a escolha do aplicativo, o próximo passo é a compra de computadores e demais periféricos necessários à plena utilização do software a ser incorporado ao mundo empresarial da empresa.
Infelizmente, muitas vezes os equipamentos precedem a aquisição dos softwares e aplicativos  empresariais, o que pode ocasionar investimentos desnecessários ou inferiores à plena utilização do sistema adquirido.
Para evitar transtornos futuros, o empreendedor deve inicialmente conhecer os procedimentos operacionais e funcionais do negócio, como também os usos e os costumes da região onde irá abrir a sua empresa, pois além da informatização atender as suas necessidades de gestão, também deve proporcionar comodidade aos seus clientes.
O aplicativo a ser escolhido deve atender os seguintes pré-requisitos empresariais:
- Controlar o estoque.
- Efetivar o cadastro de clientes, fornecedores e produtos.
- Alimentar adequadamente a área financeira – faturamento, fluxo de caixa e demonstrativo de resultados.
Fases da aquisição e implantação de aplicativos:
1. Reconhecimento das necessidades da Gestão Empresarial.
2. Escolha e aquisição do software aplicativo.
3. Escolha e aquisição dos computadores e da infra-estrutura necessária.
4. Adequação da organização à informatização.
5. Adequação dos equipamentos e do aplicativo à evolução do negócio e dos recursos de informática.
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Texto extraído do manual Gestão da Micro e Pequena Empresa. Uma publicação do Sebrae/SP em parceria com a Casa do Contabilista de Ribeirão Preto.

Este texto é de responsabilidade do seu autor não refletindo, necessariamente, a opinião do Sebrae/RJ

CONTRATADOS PELO Q.I., DEMITIDOS PELO Q.E.

Até pouco tempo atrás, as considerações a respeito do Q.I. (quociente intelectual) das pessoas nos levou à crença de que o sucesso de nossas conquistas estava prioritariamente ligado às qualificações acadêmicas. Com o passar do tempo, estudos a respeito da excelência humana comprovaram que as pessoas com Q.I. excepcional não eram, obrigatoriamente, as mais bem- -sucedidas profissionalmente. Enquanto outras com Q.I. moderado, mas dotadas de determinadas competências emocionais sobressaíam-se em suas carreiras. Aspectos como empatia, autogestão, proatividade e flexibilidade passaram a pautar o conceito de profissional bem-sucedido no mercado de trabalho. Na prática, constata-se que as empresas, cada vez mais, tentam munir-se de recursos que possibilitem antever características relacionadas ao perfil sociopsicológico de seus colaboradores, para evitar contratações indevidas, já que é sabido que a contratação de um profissional desprovido de ética, respeito mútuo e disposição para atuar em conjunto pode comprometer o ambiente de trabalho e provocar sérios problemas à equipe e, por consequência, à empresa.
E as mídias corroboram o que o tempo evidencia como consequência: comportamentos inadequados causam mais demissão do que erros cometidos. As empresas preferem trabalhar mais com quem sabe se relacionar do que com gênios problemáticos (Fonte: Jornal Hoje – Maio/2011).
No universo corporativo, bem como nos demais segmentos da nossa vida, terão sucesso aqueles que, dedicados ao seu aperfeiçoamento pessoal, com boa dose de resiliência e determinação, se adaptarem ao meio e àqueles com quem convivem. E somente a criação de um diferencial pelo desenvolvimento das habilidades emocionais nos distanciará do estigma de sermos contratados pelo Q.I. e demitidos pelo Q.E. (Inteligência Emocional).

 Waleska Farias