Saber fazer boas apresentações é uma habilidade obrigatória para a ascensão de carreria da maioria dos profissionais. Por isso mesmo este quesito tira o sono de muita gente que, só de pensar em ser o centro das atenções de uma plateia, já começa a suar frio.
É o principal deslize, segundo Joyce. “Muitas vezes os executivos começam a fazer uma apresentação abrindo o Power Point e começando a digitar e esquecem que existe uma palavra chamada roteiro”, diz a especialista em apresentações.
O resultado de quem peca pela falta de roteiro é uma reunião de slides sem conexão, e, na maioria das vezes, faltando partes essenciais. “Isso leva à falta de compreensão, o público não entende”, diz Joyce.
Dica: Lance mão das técnicas de roteirização. “Você apresenta um cenário ou um conflito, resolve esse conflito, constrói a sua argumentação em cima disso e finaliza. Esse ‘fatiamento’ da informação é fundamental”, sugere Joyce.
02 - Início "morno"
O começo de uma apresentação faz toda a diferença. Mas nem todo mundo se preocupa em captar “logo de cara” a atenção da plateia. “As pessoas geralmente começam agradecendo, dizendo quem são elas e já entram no assunto da apresentação”, diz Joyce.
Dica: “Pense em um roteiro de cinema, as primeiras cenas geralmente têm o objetivo de captar a atenção do espectador”, recomenda Joyce. Escolha uma frase de destaque. Tente - por meio da sua fala - deixar o público curioso e conquiste a atenção da sua plateia no começo da apresentação.
03 - Ausência de imagens ou escolha sem critério
“As pessoas pouco usam imagens e quando as utilizam ainda é de maneira tímida”, diz Joyce. Ela conta também que é comum apresentações trazerem imagens esticadas ou sem redução proporcional.
Além disso, a escolha sem critério também é apontada como erro frequente. “As pessoas usam imagens que não têm nada a ver com o que está sendo dito”, diz Joyce.
Dica: A imagem deve estar presente na apresentação, mas tem que ter a sua “razão” de existir. A imagem pode ser linda, mas se ela não dialoga com o texto da sua apresentação deve ficar de fora.
“Tudo na apresentação tem que ter uma função”, explica Joyce. Lembre-se de que o próprio Power Point tem recursos para aumentar ou reduzir imagens. Atente também à proporção dos objetos na vida real antes de colocá-los um ao lado do outro no slide.
Ao colocar um monte de texto na tela, o apresentador acaba ficando sem função, uma vez que o público vai prestar atenção ao texto e não em sua fala. “Ninguém consegue ler e ouvir ao mesmo tempo”, lembra Joyce.
Dica: O texto do slide tem a função de facilitar o entendimento do público a respeito do que está sendo abordado durante a apresentação. Se você tem receio de esquecer o que vai falar, mantenha fichas com o texto do que você vai apresentar, ao invés de jogar tudo no slide.
05 - Siglas ininteligíveis
Presentes no dia a dia de muitos profissionais, principalmente do mercado financeiro e de área de tecnologia, a siglas fazem todo o sentido quando a apresentação é interna, para colegas já envolvidos no trabalho. No entanto, se o público é leigo no assunto, as siglas podem não ser compreendidas.
“O que é óbvio para você não é óbvio para os outros. Quando o público recebe uma informação que não entende, perde a compreensão e não sabe mais onde encaixar o resto do conteúdo transmitido”, diz Joyce.
Dica: Ao lidar com termos técnicos seja didático para facilitar a compreensão do público e evitar a perda de atenção.
06 - Expressão oral comprometida
Elaborar slides impecáveis no Power Point não basta. É preciso saber como transmitir o conteúdo para o público. E, nesse momento, quem não sabe se expressar bem pode estragar tudo.
Falar devagar ou rápido demais, não saber o que fazer com as mãos, manter sempre a mesma entonação da voz e não olhar para as pessoas são os erros mais frequentes, de acordo com Joyce.“O medo de falar em público é tão grande que as pessoas não procuram um curso de expressão oral para encarar o receio”, diz Joyce.
Dica: Aposte em mudanças de entonação e ao ritmo da voz para não deixar a apresentação monótona. Atente à velocidade da fala. Se a sua fala é lenta o público terá sono e se for rápida demais vai atrapalhar o entendimento do público.
Há cursos e livros especializados na arte de se comunicar. Praticar, segundo Reinaldo Polito, especialista em oratória, é uma das maneiras de driblar o pavor de falar em público. Aproveite todas as oportunidades que você tiver para treinar e certifique-se de que você tem domínio sobre o assunto a respeito do qual você vai falar.
07 - Tamanho da fonte do texto
Apertar os olhos para tentar enxergar o texto de uma apresentação deixa qualquer um irritado e as chances de ele deixar de prestar atenção são grandes. “As pessoas usam fonte 12 e ninguém consegue ler”, diz Joyce.
Dica: A especialista recomenda que o texto tenha fonte maior, tamanho 28. Assim, mesmo quem estiver no fundo da sala vai enxergar o que está escrito no slide.
08 - Não fazer nada para manter a atennção do público
Dica: Traga uma inovação, fale uma frase com mais ênfase para captar a atenção. “A cada 5 ou 10 minutos lance algum ‘ativador’ para as pessoas acordarem”, recomenda Joyce.
09 - Não aceitar ou não perceber a conexão com o público
Conforme explica Joyce, o objetivo principal de uma apresentação é criar uma conexão com o público para inspirá-lo a respeito do tema abordado. “Se não há essa conexão, o apresentador não vai atingir resultado”, diz a sócia e diretora da La Gracia.
Em relação a este aspecto, o erro cometido é considerar a interação do público uma interferência. “Muitas vezes a pessoa está tão focada nela mesma que não percebe ou não deixa que haja uma troca com o público”, diz Joyce. Então, muitas vezes, o apresentador faz uma pergunta à plateia, mas não a deixa responder.
Dica: Ao perceber o interesse do público em responder alguma pergunta ou em interagir em algum sentido, tente dar espaço. “Se você tentou criar uma conexão por meio da pergunta e o público responder, vá na onda”, recomenda a especialista, alertando, no entanto, que não é fácil. “Mas quando há a interação, você sai ganhando, quem consegue criar conexão é muito mais aplaudido”, diz Joyce.
10 - Contraste
Há sempre uma informação que seja mais relevante e mereça destaque. “Muitas vezes as pessoas dão o mesmo peso às informações e o que é mais importante não é destacado”, diz Joyce.
O contrário também vale como erro. “Encher de imagens o slide e colocar cores fortes em tudo para chamar a atenção deixa tudo gritante e não destaca nada”, explica a especialista.
Dica: apenas as informações mais importantes devem ser destacadas. Use alguma forma de contraste para chamar a atenção para os dados mais relevantes.
11 - Não deixar espaço em branco
Na ânsia de reunir o maior número de informações sobre o tema da apresentação, muita gente esquece a importância de um visual clean. “Parece que as pessoas acham que vão perder dinheiro ao deixar um espaço em branco no slide e o visual acaba ficando pesado”, diz Joyce.
Dica: Além de ser um respiro para o público, o espaço em branco no slide tem uma função importante, de acordo com a especialista. “Ajuda a direcionar o olhar do público para aquilo que merece destaque e isso faz toda a diferença”, explica. Uma apresentação com um design mais “limpo” e leve é muito mais elegante.
12 - Nenhuma ou pouca análise
Reunir um sem número de informações e organizá-las no Power Point sem fazer qualquer tipo de análise é um erro grave e que mata o sentido da apresentação. “As pessoas pensam que a apresentação é feita só de dados, mas nós já somos inundados por informações o dia inteiro então as informações precisam ser novas, além de fazer sentido”, diz Joyce.
Dica: antes de fazer a apresentação reúna as informações e faça uma interpretação delas. “Sem análise a apresentação fica crua”, lembra Joyce.
Editado por: Camila Pati Exame.com
O nervosismo atrapalha, mas não é o único calcanhar de Aquiles nas apresentações. Confira os 12 principais erros cometidos nessa hora, de acordo com Joyce Baena, sócia e diretora da La Gracia, escola que oferece cursos sobre o tema:
01 - Falta de roteiro
O resultado de quem peca pela falta de roteiro é uma reunião de slides sem conexão, e, na maioria das vezes, faltando partes essenciais. “Isso leva à falta de compreensão, o público não entende”, diz Joyce.
Dica: Lance mão das técnicas de roteirização. “Você apresenta um cenário ou um conflito, resolve esse conflito, constrói a sua argumentação em cima disso e finaliza. Esse ‘fatiamento’ da informação é fundamental”, sugere Joyce.
02 - Início "morno"
O começo de uma apresentação faz toda a diferença. Mas nem todo mundo se preocupa em captar “logo de cara” a atenção da plateia. “As pessoas geralmente começam agradecendo, dizendo quem são elas e já entram no assunto da apresentação”, diz Joyce.
Dica: “Pense em um roteiro de cinema, as primeiras cenas geralmente têm o objetivo de captar a atenção do espectador”, recomenda Joyce. Escolha uma frase de destaque. Tente - por meio da sua fala - deixar o público curioso e conquiste a atenção da sua plateia no começo da apresentação.
03 - Ausência de imagens ou escolha sem critério
“As pessoas pouco usam imagens e quando as utilizam ainda é de maneira tímida”, diz Joyce. Ela conta também que é comum apresentações trazerem imagens esticadas ou sem redução proporcional.
Além disso, a escolha sem critério também é apontada como erro frequente. “As pessoas usam imagens que não têm nada a ver com o que está sendo dito”, diz Joyce.
Dica: A imagem deve estar presente na apresentação, mas tem que ter a sua “razão” de existir. A imagem pode ser linda, mas se ela não dialoga com o texto da sua apresentação deve ficar de fora.
“Tudo na apresentação tem que ter uma função”, explica Joyce. Lembre-se de que o próprio Power Point tem recursos para aumentar ou reduzir imagens. Atente também à proporção dos objetos na vida real antes de colocá-los um ao lado do outro no slide.
03 - Texto bengala
Qual a função de um slide de Power Point usado em uma apresentação? Se você acha que o é apontar e relembrá-lo do que você precisa dizer, errou. “As pessoas pensam nos slides como uma ‘bengala’ para elas se lembrarem do que precisam dizer”, diz Joyce.
Dica: O texto do slide tem a função de facilitar o entendimento do público a respeito do que está sendo abordado durante a apresentação. Se você tem receio de esquecer o que vai falar, mantenha fichas com o texto do que você vai apresentar, ao invés de jogar tudo no slide.
05 - Siglas ininteligíveis
Presentes no dia a dia de muitos profissionais, principalmente do mercado financeiro e de área de tecnologia, a siglas fazem todo o sentido quando a apresentação é interna, para colegas já envolvidos no trabalho. No entanto, se o público é leigo no assunto, as siglas podem não ser compreendidas.
“O que é óbvio para você não é óbvio para os outros. Quando o público recebe uma informação que não entende, perde a compreensão e não sabe mais onde encaixar o resto do conteúdo transmitido”, diz Joyce.
Dica: Ao lidar com termos técnicos seja didático para facilitar a compreensão do público e evitar a perda de atenção.
06 - Expressão oral comprometida
Elaborar slides impecáveis no Power Point não basta. É preciso saber como transmitir o conteúdo para o público. E, nesse momento, quem não sabe se expressar bem pode estragar tudo.
Falar devagar ou rápido demais, não saber o que fazer com as mãos, manter sempre a mesma entonação da voz e não olhar para as pessoas são os erros mais frequentes, de acordo com Joyce.“O medo de falar em público é tão grande que as pessoas não procuram um curso de expressão oral para encarar o receio”, diz Joyce.
Dica: Aposte em mudanças de entonação e ao ritmo da voz para não deixar a apresentação monótona. Atente à velocidade da fala. Se a sua fala é lenta o público terá sono e se for rápida demais vai atrapalhar o entendimento do público.
Há cursos e livros especializados na arte de se comunicar. Praticar, segundo Reinaldo Polito, especialista em oratória, é uma das maneiras de driblar o pavor de falar em público. Aproveite todas as oportunidades que você tiver para treinar e certifique-se de que você tem domínio sobre o assunto a respeito do qual você vai falar.
07 - Tamanho da fonte do texto
Apertar os olhos para tentar enxergar o texto de uma apresentação deixa qualquer um irritado e as chances de ele deixar de prestar atenção são grandes. “As pessoas usam fonte 12 e ninguém consegue ler”, diz Joyce.
Dica: A especialista recomenda que o texto tenha fonte maior, tamanho 28. Assim, mesmo quem estiver no fundo da sala vai enxergar o que está escrito no slide.
08 - Não fazer nada para manter a atennção do público
O renomado biólogo molecular John Medina diz que o cérebro humano perde a atenção de 10 em 10 minutos. Por isso, curta ou longa, a apresentação precisa contar com “ativadores” da atenção do público. “Pouca gente se preocupa com isso”, diz Joyce.
09 - Não aceitar ou não perceber a conexão com o público
Conforme explica Joyce, o objetivo principal de uma apresentação é criar uma conexão com o público para inspirá-lo a respeito do tema abordado. “Se não há essa conexão, o apresentador não vai atingir resultado”, diz a sócia e diretora da La Gracia.
Em relação a este aspecto, o erro cometido é considerar a interação do público uma interferência. “Muitas vezes a pessoa está tão focada nela mesma que não percebe ou não deixa que haja uma troca com o público”, diz Joyce. Então, muitas vezes, o apresentador faz uma pergunta à plateia, mas não a deixa responder.
Dica: Ao perceber o interesse do público em responder alguma pergunta ou em interagir em algum sentido, tente dar espaço. “Se você tentou criar uma conexão por meio da pergunta e o público responder, vá na onda”, recomenda a especialista, alertando, no entanto, que não é fácil. “Mas quando há a interação, você sai ganhando, quem consegue criar conexão é muito mais aplaudido”, diz Joyce.
10 - Contraste
Há sempre uma informação que seja mais relevante e mereça destaque. “Muitas vezes as pessoas dão o mesmo peso às informações e o que é mais importante não é destacado”, diz Joyce.
O contrário também vale como erro. “Encher de imagens o slide e colocar cores fortes em tudo para chamar a atenção deixa tudo gritante e não destaca nada”, explica a especialista.
Dica: apenas as informações mais importantes devem ser destacadas. Use alguma forma de contraste para chamar a atenção para os dados mais relevantes.
11 - Não deixar espaço em branco
Na ânsia de reunir o maior número de informações sobre o tema da apresentação, muita gente esquece a importância de um visual clean. “Parece que as pessoas acham que vão perder dinheiro ao deixar um espaço em branco no slide e o visual acaba ficando pesado”, diz Joyce.
Dica: Além de ser um respiro para o público, o espaço em branco no slide tem uma função importante, de acordo com a especialista. “Ajuda a direcionar o olhar do público para aquilo que merece destaque e isso faz toda a diferença”, explica. Uma apresentação com um design mais “limpo” e leve é muito mais elegante.
12 - Nenhuma ou pouca análise
Reunir um sem número de informações e organizá-las no Power Point sem fazer qualquer tipo de análise é um erro grave e que mata o sentido da apresentação. “As pessoas pensam que a apresentação é feita só de dados, mas nós já somos inundados por informações o dia inteiro então as informações precisam ser novas, além de fazer sentido”, diz Joyce.
Dica: antes de fazer a apresentação reúna as informações e faça uma interpretação delas. “Sem análise a apresentação fica crua”, lembra Joyce.
Editado por: Camila Pati Exame.com